INTRODUCCION
En las últimas décadas se ha resaltado el papel que juegan las organizaciones en el ambiente globalizado. Son muchos los factores que han contribuido a la turbulencia del entorno y la consiguiente incertidumbre organizacional. La liberalización de los mercados, el creciente número de fusiones y adquisiciones, el surgimiento de tratados de libre comercio, los cambios tecnológicos, entre otros, son factores frecuentemente citados como desestabilizadores del entorno organizacional.
El incremento del conocimiento científico y tecnológico, por ejemplo, faculta a las organizaciones a identificar y explotar diversas tecnologías y a explorar diversos mercados en los cuales desarrollar sus actividades. La creciente utilización de la red de información y comunicaciones acelera la rapidez de las decisiones y la permeabilidad de los mercados, por lo que la competencia global es algo que está presente en todas las organizaciones.
En las empresas, como organizaciones de personas, es de gran importancia crear estructuras de desarrollo organizacional que faciliten la coordinación de las actividades y el control de las acciones de todos sus integrantes.
Cada decisión, proyecto y programa que se asume y se ponga en práctica, debe ser siempre el adecuado, que permita a la organización imponer sus políticas, procedimientos y reglas, de modo que el accionar de la organización se acercará lo más posible a sus objetivos y metas, los cuales deben ser claros y precisos. Un estudio constante de éstos nos asegura el éxito antes de ponerlos en práctica, de tal manera, que no nos enfrentemos a sorpresas
La relevancia de este tema, se enfoca hacia un método a gran escala para una más completa utilización del potencial humano, en lo cual el entrenamiento desempeña un papel principal, la importancia de tal entrenamiento está en la creación del trabajo en equipo y en el mejoramiento de las relaciones entre los grupos más que en el entrenamiento individual.
Hoy en día, las demandas sobre las organizaciones son tan grandes que en muchos casos se requiere de un cambio de segundo orden. Las organizaciones se están reinventando; se está dando una nueva dirección a las tareas en el ojo; las reglas del mercado se están redactando de nuevo; la naturaleza fundamental de las organizaciones está cambiando.
Estos cambios se deberán a la naturaleza del desarrollo organizacional, en cuanto a la participación y colaboración enfocada a los problemas, la guía de la experiencia y los conocimientos de los miembros de la organización en la medida que trabajen en sus problemas y oportunidades se podrán conducir a resultados exitosos dentro de la organización.
En la actualidad las organizaciones se enfrentan a múltiples retos y amenazas, a la efectividad, eficiencia y su rentabilidad, a los retos de un ambiente, de una creciente competencia y de las demandas cambiantes del cliente, al constante reto de mantener una congruencia entre las dimensiones de la organización, como la estrategia, la cultura y los procesos.
Mantener las organizaciones saludables y viables en el mundo actual es una tarea preocupante. De la misma manera, los individuos buscan la satisfacción por medio de un trabajo, luchas contra lo obsoleto de los propios conocimientos y habilidades, propósitos para conseguir sus metas, así como lograr una relación humana en el sitio de trabajo.
El propósito fundamental de nuestra investigación consiste en exponer algunas de las definiciones que más se acercan a las teorías de las organizaciones, su importancia como tal, y luego una ambientación y explicación sobre el control organizacional y el cambio en las organizaciones. Al ser un tema tan amplio he tomado como eje central estos contenidos porque en la organización donde trabajo son los puntos fundamentales tanto de las deficiencias como de los logros alcanzados por la institución.
La investigación realizada está estructurada en cuatro capítulos, los cuales aparecen desglosados de la siguiente manera:
En a la Teoría de la organización, donde se detallan algunos subtítulos como son: definición de organización, clases de organización, utilidad de las organizaciones, enfoques dentro de las organizaciones y evolución de la teoría organizacional.
Sin más preámbulo damos inicio a nuestra investigación. LA TEORÍA DE LA ORGANIZACIÓN ESTRUTURA Y PROCESOS. Casi siempre en nuestras vidas las organizaciones son difíciles de observar.
Vemos sus resultados, como un gran edificio o una estación de trabajo de computadora o un empleado amable; pero la organización como unidad es vaga, abstracta y puede estar dispersa en diferentes ubicaciones físicas. Sabemos que las organizaciones están ahí porque nos afectan todos los días. Ciertamente son tan comunes que las damos por supuestas. Es difícil darnos cuenta de que nacemos en un hospital, que tenemos nuestros documentos de nacimiento registrados en una dependencia gubernamental, que nos alimentamos con comida producida en granjas que son empresas, que compramos una casa erigida por una constructora y que ha sido vendida por una agencia de bienes inmuebles.
DEFINICIÓN DE ORGANIZACIÓN
Existen organizaciones tan diversas como una iglesia o un hospital con características en común. El concepto que emplearemos para definir a las organizaciones es: «Las organizaciones son entidades sociales, dirigidas a metas, diseñadas con una estructura deliberada y con sistemas de actividad coordinados y vinculadas con el ambiente externo».
Debemos tener en cuenta que los elementos clave de una organización no son un edificio o un conjunto de políticas y procedimientos; las organizaciones están formadas por personas y las relaciones que tienen unas con otras. Una organización existe cuando la gente interactúa para desempeñar funciones esenciales que la ayude a alcanzar metas.
Recientes tendencias en la administración reconocen la importancia de los recursos humanos; en su mayor parte, los nuevos enfoques están diseñados para delegar facultades de decisión a los empleados y les ofrecen mayores oportunidades de aprender y contribuir a la organización mientras trabaja en el logro de metas comunes.
Los administradores estructuran y coordinan deliberadamente los recursos organizacionales para alcanzar el propósito de la organización. Sin embargo, aunque el trabajo puede estructurarse en departamentos o en conjuntos de actividades separadas, la mayor parte de las organizaciones actuales luchan por alcanzar una mayor coordinación horizontal de las actividades de trabajo, con frecuencia empleando equipos de personas de diferentes áreas funcionales para que trabajen juntas en proyectos. Los límites entre departamentos y entre organizaciones se están volviendo más flexibles y difusos, en la medida en que las compañías enfrentan la necesidad de responder con más rapidez a cambios en el ambiente externo.
Una organización no puede existir sin interactuar con los clientes, proveedores, competidores y con otros elementos del ambiente externo. Hoy día incluso algunas compañías cooperan con sus competidores y comparten información y tecnología para provecho mutuo
Recientes tendencias en la administración reconocen la importancia de los recursos humanos; en su mayor parte, los nuevos enfoques están diseñados para delegar facultades de decisión a los empleados y les ofrecen mayores oportunidades de aprender y contribuir a la organización mientras trabaja en el logro de metas comunes.
Los administradores estructuran y coordinan deliberadamente los recursos organizacionales para alcanzar el propósito de la organización. Sin embargo, aunque el trabajo puede estructurarse en departamentos o en conjuntos de actividades separadas, la mayor parte de las organizaciones actuales luchan por alcanzar una mayor coordinación horizontal de las actividades de trabajo, con frecuencia empleando equipos de personas de diferentes áreas funcionales para que trabajen juntas en proyectos. Los límites entre departamentos y entre organizaciones se están volviendo más flexibles y difusos, en la medida en que las compañías enfrentan la necesidad de responder con más rapidez a cambios en el ambiente externo.
Una organización no puede existir sin interactuar con los clientes, proveedores, competidores y con otros elementos del ambiente externo. Hoy día incluso algunas compañías cooperan con sus competidores y comparten información y tecnología para provecho mutuo.
Clases de Organizaciones
Existen organizaciones que son grandes corporaciones multinacionales. Otras son pequeñas propiedades de tipo familiar. Algunas producen manufacturas, como automóviles y computadoras, y otras proveen servicios como representación legal, bancos o servicios médicos.
Otra importante distinción se presenta entra las compañías que producen ganancias y las que no. Hay muchas diferencias que debemos tomar en cuenta.
La principal diferencia es que los administradores de negocios solo piensan en hacer dinero para la compañía, mientras que los administradores que no buscan ganancias financieras dirigen sus esfuerzos en generar un impacto social. Las características únicas y las necesidades de las organizaciones sin interés de ganancias económicas crearon retos únicos a los líderes de las organizaciones que buscan ganancias.
Los recursos financieros de las organizaciones no lucrativas son subsidios o donaciones que provienen generalmente del gobierno en lugar de llegar por la venta de productos o servicios. En los negocios, los administradores se enfocan en mejorar los productos y los servicios de la organización y aumentar las ventas y ganancias. Por otro lado, en las organizaciones que no buscan ganancias los servicios se proveen a clientes sin costo alguno, y el problema mayor para algunas organizaciones como éstas es asegurar una entrada de fondos continua para seguir operando. Los administradores de estas organizaciones están dedicados a servir a los clientes con fondos limitados y deben enfocarse en conservar los costos lo más bajo posible y demostrar un uso altamente eficiente de sus recursos.
Los administradores en las organizaciones que no buscan ganancias también tratan con diversos tipos de inversionistas y deben poner en el mercado sus servicios para atraer no solo clientes, sino también a voluntarios y donadores.
Utilidad de las Organizaciones
Es difícil creer que hace poco tiempo que las organizaciones llegaron a la historia de la humanidad. A finales del siglo XIX, había organizaciones de diferentes tamaños e importancia; no había sindicatos, ni asociaciones de importación o exportación, sólo unas grandes compañías, organizaciones que no obtenían ganancias financieras o departamentos gubernamentales. Todo ha cambiado, la revolución industrial y el desarrollo de las grandes organizaciones transformó a la sociedad gradualmente, las corporaciones se volvieron el centro de la vida de las personas, y actualmente ejercen tremenda influencia en nuestra sociedad.
Las organizaciones están en nuestras vidas de muchas maneras. En primer lugar, atraen recursos para alcanzar metas específicas. En segundo lugar las organizaciones producen bienes y servicios que los consumidores desean a precios competitivos. Las compañías buscan formas innovadoras de producir y distribuir bienes y servicios con mayor eficiencia. Las organizaciones también impulsan la innovación más que apoyar productos normales.
Las fundaciones de puros buenos deseos actualmente se están adaptando al entorno al expandir sus servicios a nuevos lugares, en un esfuerzo por conseguir nuevas donaciones en una realidad en que disminuyen esas contribuciones.2
Las organizaciones se adaptan e influyen en un medio de rápido cambio.
Algunas grandes compañías tienen departamentos enteros encargados de vigilar el ambiente externo, y de encontrar formas de adaptarse o influir en ese ambiente. Uno de los cambios más significativos en el ambiente externo de hoy día es al globalización.
A través de todas estas actividades, las organizaciones crean valor para sus propietarios, clientes y empleados. Los administradores necesitan comprender qué partes de la operación crean el valor y qué partes no lo hacen; una compañía puede ser rentable sólo cuando el valor que crea es mayor que el costo de los recursos. Por último las organizaciones tienen que luchar y acomodarse a los desafíos de la diversidad de la fuerza de trabajo de la actualidad, las preocupaciones crecientes sobre ética y responsabilidad social, a los cambios en los patrones de desarrollo profesional y a encontrar formas efectivas de motivar a los empleados en trabajar juntos para lograr las metas.
Las organizaciones dan forma a nuestras vidas y los administradores bien informados pueden dar forma de calidad a las organizaciones.
Enfoques en las Organizaciones
Hay varias maneras de observar y pensar acerca de las organizaciones y cómo funcionan. Dos puntos importantes son: El sistema abierto que representa y el ámbito de la configuración organizacional.
La Organización como sistema
Un hecho significativo en el estudio de las organizaciones fue llegar a la distinción entre sistemas cerrados y abiertos. Un sistema cerrado no dependerá de su ambiente; será autónomo, encerrado en sí mismo y sellado ante el mundo exterior. Aunque no puede existir un sistema verdaderamente cerrado, los primeros estudios de organización se enfocaban en ellos. «Los primeros conceptos de administración, incluyendo la administración científica, el estilo de liderazgo y la ingeniería industrial, eran enfoques de sistema cerrado porque daban por supuesto al ambiente exterior y suponían que la organización podía convertirse en más efectiva mediante el diseño interno».3 La administración de un sistema cerrado sería bastante fácil. El ambiente sería estable y predecible, y no intervendría para causar problemas. El tema principal de la administración seria llevar las cosas con eficiencia.
Un sistema abierto debe interactuar con el ambiente para sobrevivir; consume recursos y exporta recursos al ambiente. No puede sellarse ni aislarse. Debe cambiar y adaptarse al ambiente en forma continua. Los sistemas abiertos pueden ser enormemente complejos. La eficiencia interna es apenas uno de los aspectos, y algunas veces un aspecto bastante menor. «La organización tiene que encontrar y obtener los recursos necesarios, interpretar y actuar sobre los cambios ambientales, deshacerse de la producción, y controlar y coordinar las actividades internas a la luz de las turbulencias e incertidumbres ambientales».4
Todo sistema que deba interactuar con el ambiente para sobrevivir, es un sistema abierto. El ser humano es un sistema abierto.
Los cambios rápidos de las recientes décadas pasadas, incluyendo la globalización y más competencia, la explosión del internet y los negocios electrónicos, y la creciente diversidad de la población y de la fuerza de trabajo han forzado a muchos administradores a reorientarse hacia una mentalidad de sistemas abiertos y a reconocer a sus negocios como parte de un todo muy complejo e interconectado.
Para comprender a la organización como un todo, hay que visualizarla como un sistema. «Un sistema es un conjunto de elementos interactuantes que adquiere insumos del ambiente, los transforma y descarga su producto en el ambiente externo».5 La necesidad de insumos y productos refleja su dependencia del ambiente. Los elementos interactuantes significan que la gente y los departamentos dependen uno de otro y deben trabajar conjuntamente.
Las entradas de un sistema de una organización incluyen a los empleados, materias primas y otros recursos físicos, información y recursos financieros. El proceso de transformación modifica estas entradas en algo de valor que se puede exportar de regreso al ambiente. Las salidas incluyen productos específicos y servicios a clientes y consumidores. También pueden incluir la satisfacción del empleado, la contaminación y otros productos secundarios del proceso de transformación.
Un sistema está constituido por varios subsistemas, estos subsistemas desarrollan funciones específicas requeridas por la organización para sobrevivir, como la producción, la administración, el mantenimiento, la adaptación y la extensión de sus fronteras. Los subsistemas producen el servicio y el producto de la organización. Las barreras de los subsistemas son responsables por intercambios con el ambiente externo. Esto incluye actividades como la compra de materia prima o productos de mercado. El subsistema de mantenimiento preserva a la operación en armonía con los elementos humanos y físicos de la organización. Los subsistemas adaptativos son responsables por los cambios de organización y adaptación. La administración es un subsistema distinto responsable de coordinar y dirigir los otros subsistemas de la organización.
Configuración de la organización
La organización está configurada a partir de cinco partes fundamentales que son: el cuerpo operativo, la alta dirección, los mandos intermedios, el soporte técnico y el soporte administrativo.6 Estas cinco partes es posible que varíen en cuanto a importancia se refiere dependiendo de la tecnología y el ambiente de la organización.
Cuerpo operativo. El cuerpo operativo incluye gente que hace un trabajo básico de organización y desarrolla una función de producción de subsistemas y actualmente produce los productos y servicios de la organización. Esto es donde la transformación primaria de entradas y salidas toma lugar. El cuerpo operativo es el departamento de producción, en una firma manufacturera; los maestros y las clases en una universidad y las actividades médicas en un hospital.
