Educacion Nacionales

Desde otra perspectiva sobre la organizacion y el enfoque de sistemas (2)

Ambiente: Sistemas abiertos y cerrados

A medida que avanza el conocimiento de la realidad, se percibe que los hechos (fenómenos) se producen en estrecha relación con el medio en el cual  están inmersos. En consecuencia, es importante establecer una distinción entre sistema y ambiente.

Contexto o ambiente

Utilizando una definición simple, el ambiente es todo lo externo al sistema. La separación de lo “externo” de lo “interno” estará dada por los grados de relación de las partes o elementos que interactúen. El límite o frontera que separa el sistema respecto del ambiente es una “línea” que encierra elementos seleccionados según el mayor grado de interdependencia (interna) con respecto a la externa.

Como sistema abierto se considera a aquel que está en relación  con su ambiente pero además esta vinculación es fundamental para su funcionamiento, crecimiento y transformación. Un sistema abierto está en constante interacción con el entorno, modificándolo y a su vez siendo modificado.

Un sistema cerrado no intercambia nada con el ambiente. Todos los recursos están predefinidos y presentes al mismo tiempo. Estos sistemas pueden ser descriptos. En general son considerados como una abstracción intelectual.

Cada sistema tiene un límite que lo separa de su ambiente. En su sistema cerrado, el clímite del sistema es rígido; es un sistema cerrado, el límite es más flexible.

Por ejemplo, los sistemas mecánicos y físicos pueden ser considerados como cerrados en relación con su ambiente, por ejemplo una puerta. Es un sistema cerrado ya que no intercambia energía e insumos con su ambiente. Por el contrario, los sistemas abiertos si intercambian energía e insumos con su ambiente, siendo de esta manera “viables”. Por ejemplo los sistemas biológicos y sociales no son cerrados, sino que están en constante interacción con el medio que los rodea. De aquí nace la idea de definir a la organización moderna como un “sistema social”.

Características generales de todos los sistemas

  1. Todo sistema tiene un principio de organización que cumple 3 funciones: selección, relación, control. Un sistema es por definición una composición de elementos. Una mesa por ejemplo consiste en una tapa y una serie de patas. Con el fin de obtener una mesa, primero es necesario elegir la tapa y luego las patas de todos los posibles objetos. En segundo lugar es necesario colocar los elementos en cierta relación entre ellos. La tapa deberá ser colocada por encima de las patas y no de otra forma. Y finalmente esta relación de los elementos puede ser considerada como un control de la operación o función del sistema para obtener cierto objetivo. En el caso de la mesa, el objetivo podría haber sido crear un espacio de trabajo. Este principio de organización que selecciona, relaciona y controla también se conoce como “código”.
  2. Todo sistema está basado en diferencias entre sí mismo y el medio ambiente. Cuando un “código” selecciona y relaciona ciertos elementos para obtener una función específica, quedan muchos otros elementos excluidos del sistema en el “resto del mundo”. La selección es inclusiva y exclusiva: todo lo excluido pasará a llamarse “medio ambiente” o contexto del sistema. Un sistema puede ser un sistema sólo porque se distingue del medio en el cual está inmerso.
  3. Todo sistema construye sus propios elementos. Un sistema es más que la simple colección de objetos de un medio ambiente. En el ejemplo de la mesa, antes de ser mesa no había objetos como “patas” o “tapa” dispersos en el ambiente. En todo caso, había madera, metal, piedra, etc. Es decir que no había partes componentes hasta que el código que organizó el sistema mesa seleccionó y relacionó ciertos objetos con el objetivo de este sistema y los construyó como elementos del sistema. Cualquier cosa y todas las cosas pueden actuar como patas o tapa de una mesa. Estos elementos no son sustancias pero su función y funcionalidad es construida por el código del sistema y no por el medio ambiente. Este es claramente el caso de los sistemas orgánicos: un organismo está compuesto de una serie de órganos (piel, huesos, estómago, hígado, corazón, etc.). El sistema orgánico, es decir el código genético es el que “construye” el organismo, no es posible unir todas las partes y obtener un “algo” que funcione.
  4. Todo sistema es de una manera u otra auto-referenciado (refiere sus operaciones a sí mismo). Si puede decirse que un sistema “construye” sus propios elementos, también puede decirse que un sistema tiene la tendencia de mantenerse a sí mismo, es decir resistir a los cambios y a la transformación. Esta retroalimentación deriva de un control de la función u objetivos del sistema y le permite evolucionar y mantener el equilibrio.
  5. Propósito u objetivo: todos los sistemas persiguen un fin.
  6. Globalismo. Todo sistema tiene una naturaleza orgánica, por tal motivo cualquier estímulo en uno de los componentes del sistema afecta a todo el sistema.

En conclusión todos los sistemas tienen características comunes que los constituyen como tales: un “código” u objetivo que permite seleccionar, relacionar y controlar las diferencias del sistema y el medio ambiente con el fin de cumplir cierta función. Esto requiere de la construcción de elementos específicos del sistema que sólo subsisten si el sistema de alguna forma se auto informa sus operaciones.

CONCEPTOS CLAVE DE LA TEORÍA DE SISTEMAS

Muchos de los conceptos de la Teoría General de Sistemas forman parte del lenguaje de los gerentes y administradores.

Subsistema: Las partes que constituyen un sistema entero se llaman subsistemas. Además, cada sistema puede ser, a su vez un subsistema de un todo mayor. Un departamento es un subsistema de una planta que puede ser un subsistema de una empresa, que también puede ser un subsistema de una industria y así.

Conceptos-Teoría-Sistemas Isomorfismo: Isomorfismo  significa “con una forma similar” y se refiere a la construcción de modelos de sistemas similares al modelo original. Por ejemplo, un corazón artificial es isomórfico respecto al órgano real: este modelo puede servir como elemento de estudio para extraer conclusiones aplicables al corazón original. Un ejemplo serían los productos que salen de una línea de producción.

Homomorfismo: Se aplica en contraposición al término isomorfismo, cuando el modelo ya no es similar, sino una representación donde se ha efectuado una reducción de variables, de muchas a una. Este modelo es muy útil en ciencias tales como la economía (cuando se desea, por ejemplo realizar proyecciones o análisis) o la simulación del funcionamiento de una empresa en su interacción con el medio. Ejemplos pueden ser una maqueta, el roganigrama de una organización, el flujograma de una rutina, un modelo matemático de decisión.

Caja Negra: Corresponde a un tipo particular de modelo homomórfico. Consiste en estudiar el sistema en cuestión observando sus entradas y salidas, de manera de determinar qué estímulos en las variables de entrada producen cambios en las variables de salida. Se utiliza este término cuando no se conoce el proceso interno del sistema.

Procesamiento o procesador o transformador (through out): Es el fenómeno que produce cambios, es el mecanismo de conversión de las entradas en salidas o resultados. El procesador caracteriza la acción de los sistemas y se define por la totalidad de los elementos empelados en la producción de un resultado. El procesador es generalmente representado por la caja negra; en ella entran los insumos y de ella salen cosas diferentes, que son los productos. Cuando tenemos poca información sobre el procesador, podemos hacer ciertas inferencias a partir de informaciones controladas: controlamos determinados insumos y observamos los resultados consecuentes hasta obtener un número suficiente de posibilidades y combinaciones que permitan concluir sobre lo que es y lo que se hace, Generalmente cuando estudiamos sistemas en actividad, los detalles sobre el mecanismo operador poco interesan, a no ser que traigan información que lo esclarezca. La exploración detallada de la caja negra es realizada a través de información y definiciones del comportamiento y operacionales. Cuando traemos diagramas de serie de cajas negras, podemos indicar relaciones de causa efecto, para el mejor análisis de los detalles. Podemos también sintetizar esas series de procesamientos relacionadas entre sí, reduciéndolas a una o pocas cajas negras.

Homeostasis: Un sistema homeostático, es aquel que se adapta a los cambios del ambiente en el cual se encuntra. Es un sistema que posee una suerte de autorregulación que siempre lo hace mantenerse dentro del rango aceptable que hace posible su supervivencia o viabilidad. Un ejemplo de sistema homeostático es el cuerpo humano, donde se ponen en marcha una serie de mecanismos internos para mantener constante la temperatura interna cada vez que la temperatura externa aumenta o disminuye. Es la propiedad de supervivencia y crecimiento que tienen los sistemas.

Retroalimentación: Es el feedback necesario para obtener información proveniente del medio. Puede ser de dos tipos: de equilibrio o de reforzamiento. Es de equilibrio cuando los mecanismos de ajuste interno del sistema actúan en forma inversamente proporcional al estímulo externo y las correcciones tienden a mantener el sistema en el estado deseado. Un ejemplo sería un sistema termostático de una oficina que al aumentar la temperatura externa pusiera en marcha un mecanismo que generara frío para bajarla o viceversa. Es de reforzamiento cuando los mecanismos de ajusto interno actúan en forma directamente proporcional al estímulo externo. Por ejemplo, un sistema de frenos de un vehículo experimenta una retroalimentación positiva ya que al pisar el pedal de freno (estímulo externo) el sistema aumenta significativamente la fuerza que aplica el agente externo para detener el vehículo. También podemos mencionar los datos que surgen sobre el desempeño del sistema, los resultados que generan información para alimentar y mejorar el desempeño del sistema. La retroalimentación es el proceso necesario para la supervivencia del sistema.

Recursividad: Es una característica de todo sistema viable y se refiere a que todo sistema contiene dentro de sí a varios otros sistemas, llamados subsistemas, que poseen funciones y características similares al sistema superior en que están contenidos. Por ejemplo una empresa matriz (Banco) posee filiales dedicadas al área financiera, que permiten el financiamiento a la compañía e, individualmente, cada una de esas filiales posee un área financiera.

Sinergia. Este concepto significa que el “todo” (conjunto) es diferente (normalmente mayor) a la suma de sus partes. En términos organizacionales, sinergia significa que si los departamentos independientes de una organización cooperan e interactúan, resultarán más productivos que si cada uno de ellos actuara en forma aislada. Por ejemplo, en una pequeña empresa, habrá más eficiencia si cada departamento se relaciona con un departamento de finanzas, que si cada departamento tiene su propio sector de finanzas independiente.

Entropía: En física, este concepto es una medida de desorganización (anarquía) correspondiente a la incesante pérdida de energía al interior del sistema. Es la segunda ley de la termodinámica, que señala que todo sistema llega en algún momento a su estado “más probable”, de equilibrio, en el cual cesan sus funciones como sistema. En un sistema como el cuerpo humano, las tendencias entrópicas serían todas aquellas que podrían llevar al organismo al cese de sus funciones como sistema viable (vivo en este caso) como por ejemplo el suelo, el hambre, etc. Pero afortunadamente existe una fuerza en contrario que se llama negentropía  o “entropía negativa” que contrarresta el efecto anterior y hace posible la mantención de su viabilidad como sistema, por ejemplo el dormir y comer por ejemplo.

Equifinalidad: En los sistemas mecánicos hay una relación directa de causa y efecto entre las condiciones iniciales y el estado final. Los sistemas sociales y biológicos operan de diferente manera. La equifinalidad sugiere que ciertos resultados podrán ser alcanzados con diferentes condiciones iniciales y por medio de medios divergentes. Este punto de vista indica que los sistemas sociales, tales como las organizaciones pueden lograr sus objetivos con entradas diversas y con actividades internas y variadas (procesos de conversación).

Flujo: Un sistema tiene flujos de información, materiales y energía (incluso energía humana). Estos flujos del ambiente entran en el sistema en forma de insumos (por ejemplo materias primas) pasan por procesos de transformación del sistema (operaciones que los modifican) y salen del sistema en forma de productos (bienes y servicios).

Funcionamiento de los Sistemas 

En todo sistema existe un proceso de transformación de lo que recibe como “entrada” (insumos, estímulos, datos) en elementos de salida (respuestas, resultados, productos, información) y este proceso actúa en un medio ambiente determinado.

El input (entrada) surge de la influencia del ambiente sobre el sistema y el output (salida) es la respuesta del sistema sobre el ambiente. El proceso no se repite en forma monótona, porque cambian las situaciones en el tiempo, además en los sistemas complejos (el sistema social, por ejemplo) su  funcionamiento-sistemas comportamiento está en permanente cambio.

En los procesos complejos que constan de varios pasos sucesivos, el output del paso anterior se convierte en el input del paso siguiente. Por ejemplo, en un restaurant, el input inicial es el pedido al camarero, el proceso es la preparación del plato por parte del cocinero y el output es el producto terminado: el plato listo para entregar. El output del cocinero se convierte en el input del paso siguiente donde el camarero lo servirá al cliente (su output será el plato servido).

La información, la energía, y los materiales son inputs del sistema.

About the author

Frank A. Peña Valdes

Profesor adjunto Escuela de Psicología, Facultad de Humanidades y Escuela de Orientación Educativa, Facultad de Ciencias de la Educación Universidad Autónoma de Santo Domingo (UASD. Licenciatura en Psicología, Maestría en Metodología de la Investigación Científica. Especialidad en Psicología del Desarrollo, Maestría en Desarrollo Humano, Universidad Nacional Autónoma de México (UNAM), Postgrado en Educación Superior, Instituto Tecnológico de Santo Domingo (INTEC). Estudios Doctorales en Psicología Social, Universidad Central de Madrid (UCM).

Deja un comentario