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Teoría de las organizaciones estructura y procesos (1)

INTRODUCCION

En las últimas décadas se ha resaltado el papel que juegan las organizaciones  en el ambiente globalizado. Son muchos los factores que han contribuido a la  turbulencia del entorno y la consiguiente incertidumbre organizacional. La  liberalización de los mercados, el creciente número de fusiones y adquisiciones, el  surgimiento de tratados de libre comercio, los cambios tecnológicos, entre otros,  son factores frecuentemente citados como desestabilizadores del entorno  organizacional.

El incremento del conocimiento científico y tecnológico, por ejemplo, faculta a  las organizaciones a identificar y explotar diversas tecnologías y a explorar  diversos mercados en los cuales desarrollar sus actividades. La creciente  utilización de la red de información y comunicaciones acelera la rapidez de las  decisiones y la permeabilidad de los mercados, por lo que la competencia global  es algo que está presente en todas las organizaciones.

En las empresas, como organizaciones de personas, es de gran importancia  crear estructuras de desarrollo organizacional que faciliten la coordinación de las  actividades y el control de las acciones de todos sus integrantes.

Cada decisión, proyecto y programa que se asume y se ponga en práctica,  debe ser siempre el adecuado, que permita a la organización imponer sus  políticas, procedimientos y reglas, de modo que el accionar de la organización se  acercará lo más posible a sus objetivos y metas, los cuales deben ser claros y  precisos. Un estudio constante de éstos nos asegura el éxito antes de ponerlos  en práctica, de tal manera, que no nos enfrentemos a sorpresas

La relevancia de este tema, se enfoca hacia un método a gran escala para una  más completa utilización del potencial humano, en lo cual el entrenamiento  desempeña un papel principal, la importancia de tal entrenamiento está en la  creación del trabajo en equipo y en el mejoramiento de las relaciones entre los  grupos más que en el entrenamiento individual.

Hoy en día, las demandas sobre las organizaciones son tan grandes que en  muchos casos se requiere de un cambio de segundo orden. Las organizaciones  se están reinventando; se está dando una nueva dirección a las tareas en el ojo; las reglas del mercado se están redactando de nuevo; la naturaleza  fundamental de las organizaciones está cambiando.

Estos cambios se deberán a la naturaleza del desarrollo organizacional, en  cuanto a la participación y colaboración enfocada a los problemas, la guía de la  experiencia y los conocimientos de los miembros de la organización en la medida  que trabajen en sus problemas y oportunidades se podrán conducir a resultados  exitosos dentro de la organización.

En la actualidad las organizaciones se enfrentan a múltiples retos y amenazas,  a la efectividad, eficiencia y su rentabilidad, a los retos de un ambiente, de una  creciente competencia y de las demandas cambiantes del cliente, al constante  reto de mantener una congruencia entre las dimensiones de la organización,  como la estrategia, la cultura y los procesos.

Mantener las organizaciones saludables y viables en el mundo actual es una  tarea preocupante. De la misma manera, los individuos buscan la satisfacción por  medio de un trabajo, luchas contra lo obsoleto de los propios conocimientos y  habilidades, propósitos para conseguir sus metas, así como lograr una relación  humana en el sitio de trabajo.

El propósito fundamental de nuestra investigación consiste en exponer algunas  de las definiciones que más se acercan a las teorías de las organizaciones, su  importancia como tal, y luego una ambientación y explicación sobre el control  organizacional y el cambio en las organizaciones. Al ser un tema tan amplio he  tomado como eje central estos contenidos porque en la organización donde  trabajo son los puntos fundamentales tanto de las deficiencias como de los logros  alcanzados por la institución.

La investigación realizada está estructurada en cuatro capítulos, los cuales  aparecen desglosados de la siguiente manera:

En  a la Teoría de la organización, donde se detallan  algunos subtítulos como son: definición de organización, clases de organización,  utilidad de las organizaciones, enfoques dentro de las organizaciones y evolución  de la teoría organizacional.

Sin más preámbulo damos inicio a nuestra investigación.  LA TEORÍA DE LA ORGANIZACIÓN  ESTRUTURA Y PROCESOS. Casi siempre en nuestras vidas las organizaciones son difíciles de observar.

Vemos sus resultados, como un gran edificio o una estación de trabajo de  computadora o un empleado amable; pero la organización como unidad es vaga,  abstracta y puede estar dispersa en diferentes ubicaciones físicas. Sabemos que  las organizaciones están ahí porque nos afectan todos los días. Ciertamente son  tan comunes que las damos por supuestas. Es difícil darnos cuenta de que  nacemos en un hospital, que tenemos nuestros documentos de nacimiento  registrados en una dependencia gubernamental, que nos alimentamos con  comida producida en granjas que son empresas, que compramos una casa  erigida por una constructora y que ha sido vendida por una agencia de bienes  inmuebles.

DEFINICIÓN DE ORGANIZACIÓN

Existen organizaciones tan diversas como una iglesia o un hospital con  características en común. El concepto que emplearemos para definir a las  organizaciones es: «Las organizaciones son entidades sociales, dirigidas a metas,  diseñadas con una estructura deliberada y con sistemas de actividad coordinados  y vinculadas con el ambiente externo».

Debemos tener en cuenta que los elementos clave de una organización no son  un edificio o un conjunto de políticas y procedimientos; las organizaciones están   formadas por personas y las relaciones que tienen unas con otras. Una  organización existe cuando la gente interactúa para desempeñar funciones  esenciales que la ayude a alcanzar metas.

Recientes tendencias en la administración reconocen la importancia de los  recursos humanos; en su mayor parte, los nuevos enfoques están diseñados  para delegar facultades de decisión a los empleados y les ofrecen mayores  oportunidades de aprender y contribuir a la organización mientras trabaja en el  logro de metas comunes.

Los administradores estructuran y coordinan deliberadamente los recursos  organizacionales para alcanzar el propósito de la organización. Sin embargo,  aunque el trabajo puede estructurarse en departamentos o en conjuntos de  actividades separadas, la mayor parte de las organizaciones actuales luchan por  alcanzar una mayor coordinación horizontal de las actividades de trabajo, con  frecuencia empleando equipos de personas de diferentes áreas funcionales para  que trabajen juntas en proyectos. Los límites entre departamentos y entre  organizaciones se están volviendo más flexibles y difusos, en la medida en que  las compañías enfrentan la necesidad de responder con más rapidez a cambios  en el ambiente externo.

Una organización no puede existir sin interactuar con los clientes, proveedores,  competidores y con otros elementos del ambiente externo. Hoy día incluso  algunas compañías cooperan con sus competidores y comparten información y  tecnología para provecho mutuo

Recientes tendencias en la administración reconocen la importancia de los  recursos humanos; en su mayor parte, los nuevos enfoques están diseñados  para delegar facultades de decisión a los empleados y les ofrecen mayores  oportunidades de aprender y contribuir a la organización mientras trabaja en el  logro de metas comunes.

Los administradores estructuran y coordinan deliberadamente los recursos  organizacionales para alcanzar el propósito de la organización. Sin embargo,  aunque el trabajo puede estructurarse en departamentos o en conjuntos de  actividades separadas, la mayor parte de las organizaciones actuales luchan por  alcanzar una mayor coordinación horizontal de las actividades de trabajo, con  frecuencia empleando equipos de personas de diferentes áreas funcionales para  que trabajen juntas en proyectos. Los límites entre departamentos y entre  organizaciones se están volviendo más flexibles y difusos, en la medida en que  las compañías enfrentan la necesidad de responder con más rapidez a cambios  en el ambiente externo.

Una organización no puede existir sin interactuar con los clientes, proveedores,  competidores y con otros elementos del ambiente externo. Hoy día incluso  algunas compañías cooperan con sus competidores y comparten información y  tecnología para provecho mutuo.

Clases de Organizaciones

Existen organizaciones que son grandes corporaciones multinacionales. Otras  son pequeñas propiedades de tipo familiar. Algunas producen manufacturas,  como automóviles y computadoras, y otras proveen servicios como  representación legal, bancos o servicios médicos.

Otra importante distinción se presenta entra las compañías que producen  ganancias y las que no. Hay muchas diferencias que debemos tomar en cuenta.

La principal diferencia es que los administradores de negocios solo piensan en  hacer dinero para la compañía, mientras que los administradores que no buscan  ganancias financieras dirigen sus esfuerzos en generar un impacto social. Las  características únicas y las necesidades de las organizaciones sin interés de  ganancias económicas crearon retos únicos a los líderes de las organizaciones  que buscan ganancias.

Los recursos financieros de las organizaciones no lucrativas son subsidios o  donaciones que provienen generalmente del gobierno en lugar de llegar por la  venta de productos o servicios. En los negocios, los administradores se enfocan  en mejorar los productos y los servicios de la organización y aumentar las ventas  y ganancias. Por otro lado, en las organizaciones que no buscan ganancias los  servicios se proveen a clientes sin costo alguno, y el problema mayor para  algunas organizaciones como éstas es asegurar una entrada de fondos continua  para seguir operando. Los administradores de estas organizaciones están  dedicados a servir a los clientes con fondos limitados y deben enfocarse en  conservar los costos lo más bajo posible y demostrar un uso altamente eficiente  de sus recursos.

Los administradores en las organizaciones que no buscan ganancias también  tratan con diversos tipos de inversionistas y deben poner en el mercado sus  servicios para atraer no solo clientes, sino también a voluntarios y donadores.

Utilidad de las Organizaciones

Es difícil creer que hace poco tiempo que las organizaciones llegaron a la  historia de la humanidad. A finales del siglo XIX, había organizaciones de  diferentes tamaños e importancia; no había sindicatos, ni asociaciones de  importación o exportación, sólo unas grandes compañías, organizaciones que no  obtenían ganancias financieras o departamentos gubernamentales. Todo ha  cambiado, la revolución industrial y el desarrollo de las grandes organizaciones  transformó a la sociedad gradualmente, las corporaciones se volvieron el centro  de la vida de las personas, y actualmente ejercen tremenda influencia en nuestra  sociedad.

Las organizaciones están en nuestras vidas de muchas maneras. En primer lugar, atraen recursos para alcanzar metas específicas. En segundo lugar las  organizaciones producen bienes y servicios que los consumidores desean a  precios competitivos. Las compañías buscan formas innovadoras de producir y  distribuir bienes y servicios con mayor eficiencia. Las organizaciones también  impulsan la innovación más que apoyar productos normales.

Las fundaciones de puros buenos deseos actualmente se están adaptando al  entorno al expandir sus servicios a nuevos lugares, en un esfuerzo por conseguir  nuevas donaciones en una realidad en que disminuyen esas contribuciones.2

Las organizaciones se adaptan e influyen en un medio de rápido cambio.

Algunas grandes compañías tienen departamentos enteros encargados de vigilar  el ambiente externo, y de encontrar formas de adaptarse o influir en ese  ambiente. Uno de los cambios más significativos en el ambiente externo de hoy  día es al globalización.

A través de todas estas actividades, las organizaciones crean valor para sus  propietarios, clientes y empleados. Los administradores necesitan comprender  qué partes de la operación crean el valor y qué partes no lo hacen; una compañía  puede ser rentable sólo cuando el valor que crea es mayor que el costo de los  recursos. Por último las organizaciones tienen que luchar y acomodarse a los  desafíos de la diversidad de la fuerza de trabajo de la actualidad, las  preocupaciones crecientes sobre ética y responsabilidad social, a los cambios en  los patrones de desarrollo profesional y a encontrar formas efectivas de motivar a  los empleados en trabajar juntos para lograr las metas.

Las organizaciones dan forma a nuestras vidas y los administradores bien  informados pueden dar forma de calidad a las organizaciones.

Enfoques en las Organizaciones

Hay varias maneras de observar y pensar acerca de las organizaciones y cómo  funcionan. Dos puntos importantes son: El sistema abierto que representa y el  ámbito de la configuración organizacional.

La Organización como sistema

Un hecho significativo en el estudio de las organizaciones fue llegar a la  distinción entre sistemas cerrados y abiertos. Un sistema cerrado no dependerá  de su ambiente; será autónomo, encerrado en sí mismo y sellado ante el mundo  exterior. Aunque no puede existir un sistema verdaderamente cerrado, los  primeros estudios de organización se enfocaban en ellos. «Los primeros  conceptos de administración, incluyendo la administración científica, el estilo de  liderazgo y la ingeniería industrial, eran enfoques de sistema cerrado porque  daban por supuesto al ambiente exterior y suponían que la organización podía  convertirse en más efectiva mediante el diseño interno».3 La administración de un  sistema cerrado sería bastante fácil. El ambiente sería estable y predecible, y no  intervendría para causar problemas. El tema principal de la administración seria  llevar las cosas con eficiencia.

Un sistema abierto debe interactuar con el ambiente para sobrevivir; consume  recursos y exporta recursos al ambiente. No puede sellarse ni aislarse. Debe  cambiar y adaptarse al ambiente en forma continua. Los sistemas abiertos  pueden ser enormemente complejos. La eficiencia interna es apenas uno de los  aspectos, y algunas veces un aspecto bastante menor. «La organización tiene que  encontrar y obtener los recursos necesarios, interpretar y actuar sobre los  cambios ambientales, deshacerse de la producción, y controlar y coordinar las  actividades internas a la luz de las turbulencias e incertidumbres ambientales».4

Todo sistema que deba interactuar con el ambiente para sobrevivir, es un sistema  abierto. El ser humano es un sistema abierto.

Los cambios rápidos de las recientes décadas pasadas, incluyendo la  globalización y más competencia, la explosión del internet y los negocios  electrónicos, y la creciente diversidad de la población y de la fuerza de trabajo han  forzado a muchos administradores a reorientarse hacia una mentalidad de  sistemas abiertos y a reconocer a sus negocios como parte de un todo muy  complejo e interconectado.

Para comprender a la organización como un todo, hay que visualizarla como un  sistema. «Un sistema es un conjunto de elementos interactuantes que adquiere  insumos del ambiente, los transforma y descarga su producto en el ambiente  externo».5 La necesidad de insumos y productos refleja su dependencia del  ambiente. Los elementos interactuantes significan que la gente y los  departamentos dependen uno de otro y deben trabajar conjuntamente.

Las entradas de un sistema de una organización incluyen a los empleados,  materias primas y otros recursos físicos, información y recursos financieros. El  proceso de transformación modifica estas entradas en algo de valor que se puede  exportar de regreso al ambiente. Las salidas incluyen productos específicos y  servicios a clientes y consumidores. También pueden incluir la satisfacción del  empleado, la contaminación y otros productos secundarios del proceso de  transformación.

Un sistema está constituido por varios subsistemas, estos subsistemas  desarrollan funciones específicas requeridas por la organización para sobrevivir,  como la producción, la administración, el mantenimiento, la adaptación y la  extensión de sus fronteras. Los subsistemas producen el servicio y el producto de   la organización. Las barreras de los subsistemas son responsables por  intercambios con el ambiente externo. Esto incluye actividades como la compra  de materia prima o productos de mercado. El subsistema de mantenimiento  preserva a la operación en armonía con los elementos humanos y físicos de la  organización. Los subsistemas adaptativos son responsables por los cambios de  organización y adaptación. La administración es un subsistema distinto  responsable de coordinar y dirigir los otros subsistemas de la organización.

Configuración de la organización

La organización está configurada a partir de cinco partes fundamentales que  son: el cuerpo operativo, la alta dirección, los mandos intermedios, el soporte  técnico y el soporte administrativo.6 Estas cinco partes es posible que varíen en  cuanto a importancia se refiere dependiendo de la tecnología y el ambiente de la  organización.

Cuerpo operativo. El cuerpo operativo incluye gente que hace un trabajo básico  de organización y desarrolla una función de producción de subsistemas y  actualmente produce los productos y servicios de la organización. Esto es donde  la transformación primaria de entradas y salidas toma lugar. El cuerpo operativo  es el departamento de producción, en una firma manufacturera; los maestros y las  clases en una universidad y las actividades médicas en un hospital.

Acerca del autor

Frank A. Peña Valdes

Profesor adjunto Escuela de Psicología, Facultad de Humanidades y Escuela de Orientación Educativa, Facultad de Ciencias de la Educación Universidad Autónoma de Santo Domingo (UASD. Licenciatura en Psicología, Maestría en Metodología de la Investigación Científica. Especialidad en Psicología del Desarrollo, Maestría en Desarrollo Humano, Universidad Nacional Autónoma de México (UNAM), Postgrado en Educación Superior, Instituto Tecnológico de Santo Domingo (INTEC). Estudios Doctorales en Psicología Social, Universidad Central de Madrid (UCM).

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