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La organización y sistemas: un enfoque desde la psicología organizacional (y 3)

Frank A. Peña Valdes

El medio ambiente al influir en la incertidumbre y la dinámica del comportamiento de una organización, influye en la estructura organizacional de éste. De lo anterior se puede establecer que el tipo de estructura recomendada, en el caso de los sistemas con poca incertidumbre del medio, se adecua a la estructura mecánica y en el segundo caso, con sistemas de mayor incertidumbre, se recomienda la estructura orgánica.

Las características de la organización mecánica son:

. De naturaleza rígida

. Muy centralizada

. Información orientada según organigrama

La organización orgánica se caracteriza por:

. Equipos de trabajo trans funcionales y trans jerárquicos.

. Departa mentalizada.

. Información dirigida libremente entre el grupo de trabajo.

La variedad de factores en una organización ordinariamente requiere de una mayor cantidad de recursos y energía. La organización hace uso de atenuadores y amplificadores para controlar algunos de los efectos de la variedad de factores del medio ambiente., es decir para aumentar o reducir los efectos de los factores sobre la organización. La relación que se da entre los recursos y la variedad requerida puede presentarse en tres estados:

  • Los recursos son mayores que la variedad requerida; exceso de costo en el sistema.
  • La empresa cuenta con los recursos necesarios para atender la variedad requerida; equilibrio dinámico.
  • La empresa cuenta con recursos insuficientes para atender a la variedad requerida; la empresa está seriamente amenazada y pierde demasiada energía que la puede llevar a morir.

La organización y la tecnología

La tecnología en la organización no solo ha eliminado varios trabajos rutinarios, sino además ha reestructurado los procesos y funciones dentro de ella. La tecnología ha permitido a las empresas evolucionar y enfrentar la dinámica de su entorno.

Históricamente la tecnología ha permitido que la fabricación de bienes y servicios cambie de una forma artesanal a una altamente científica, sistémica y sistemática. De esto, el recurso humano requerido no solo debe contar con habilidades manuales, sino que además, necesita tener conocimientos y estar capacitado para desarrollar las actividades inherentes a sus funciones.

 Administración de los sistemas complejos

Para llevar a cabo la administración en los sistemas complejos es necesario partir de un análisis del entorno y del contexto en donde se encuentra inmerso el sistema, además de la percepción de los riesgos e incertidumbre que sean potenciales a recibir control. El análisis interno y externo propicia la base para determinar la magnitud de cambio y de control en una organización. Los cambios pueden ser desde una mejora en los procesos existentes hasta una reingeniería de procesos.

Metodología para la administración de la complejidad en las organizaciones.

La metodología para la administración de la complejidad se divide en un ciclo de etapas simples:

  • Diagnostico
  • Comparación Estado Actual contra su «Debe ser». (Cambios deseables y factibles)
  • Proceso de cambio
  • Aprendizaje

En las distintas etapas se requiere de la participación decidida del personal que trabaja en la organización, coordinados por los líderes, quienes deberán de estar coordinando y monitoreando el proceso en sus distintas etapas.

Desarrollo organizacional

El D.O. se puede definir como: un proceso que se enfoca en la cultura, las funciones y la estructura de la organización, utilizando una visión global del sistema. El DO es un proceso interactivo de diagnosticar, emprender una acción, diagnosticar y emprender una acción.

Podemos mencionar que las organizaciones son sistemas sociales complejos inmersos en un medio ambiente con el cual están interactuando, recibiendo entradas, o elementos y entregando salidas, son sistemas abiertos, permeables. Los esfuerzos hechos por el DO son encaminados a mejorar a toda la organización o cuando menos grandes partes de ella. La teoría general de sistemas es una poderosa herramienta que permite entender la complejidad y emprender acciones en escenarios complejos. El DO e mejorar a la organización, mejorar sus procesos, las interrelaciones entre estos y con su entorno.

 Dinámica de sistemas

La dinámica de sistemas es una metodología para estudiar y administrar sistemas complejos de realimentación (situación en la que dos sistemas se relacionan entre sí), como los encontrados en las organizaciones y otros sistemas sociales. Al lugar de máxima efectividad se le conoce como punto de apalancamiento.

La metodología de la dinámica de sistemas:

  1. Definición del problema
  2. Definición de las políticas de aplicación actuales (previo al análisis)
  3. Desarrollo de las hipótesis dinámicas que explican el problema
  4. Modelización de los lazos
  5. Prueba del modelo

Conclusión

La organización vista como sistema integra a todas sus partes, de modo que se retroalimente toda la estructura organizativa con la finalidad de conseguir eficiencia en el cumplimiento de sus objetivos. Todos los integrantes de la empresa deben tener bien en claro sus actividades a realizar, para que se puedan cumplir las metas en el tiempo y del modo deseado.

Las teorías que se proponen en la administración nos marcan una ruta a seguir, permitiendo adaptarnos a los cambios constantes a los que se ven sometidas las empresas.

Debemos acotar que no es solamente importante la aplicación de los cambios necesarios, sino que también se debe tener en cuenta una dirección y un control de las actividades muy eficiente, que nos dé la oportunidad de reducir errores que se puedan cometer y atrasos en el tiempo de ejecución de las actividades.

REFERENCIAS  BIBLIOGRAFÍA

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Acerca del autor

Frank A. Peña Valdes

Frank A. Peña Valdes

Profesor adjunto Escuela de Psicología, Facultad de Humanidades y Escuela de Orientación Educativa, Facultad de Ciencias de la Educación Universidad Autónoma de Santo Domingo (UASD. Licenciatura en Psicología, Maestría en Metodología de la Investigación Científica. Especialidad en Psicología del Desarrollo, Maestría en Desarrollo Humano, Universidad Nacional Autónoma de México (UNAM), Postgrado en Educación Superior, Instituto Tecnológico de Santo Domingo (INTEC). Estudios Doctorales en Psicología Social, Universidad Central de Madrid (UCM).

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