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La organización y sistemas: un enfoque desde la psicología organizacional (2)

Frank A. Peña Valdes

 El Sistema Cerrado 

Un sistema es un módulo de elementos que se hallan interrelacionados y que mantienen interacciones entre sí. Cerrado, por su parte, es un adjetivo que puede emplearse con referencia a lo hermético o estricto.

La idea de sistema cerrado se emplea sobre todo en la física y en la química para nombrar al conjunto de elementos que se encuentra aislado del entorno y que no desarrolla interacciones con los agentes que están ubicados fuera de él.

El sistema cerrado, de este modo, no tiene conexiones con lo externo. Los valores de sus variables dependen únicamente de los factores que contiene el propio sistema ya que no mantiene relaciones ni está influenciado por el afuera.

De acuerdo con su definición formal, el sistema cerrado se considera de tipo físico, y esto se define como un agregado de entidades u objetos materiales que evidencian un modelo matemático, una interacción o una conexión entre sus partes de tipo causal. Esto nos presenta otro concepto, el de modelo matemático, que se define a continuación para mayor claridad.

El modelo matemático pertenece a las ciencias aplicadas y sirve para relacionar variables, hechos o parámetros, entre otras cosas, y analizar el modo en que se comportan los sistemas complejos al enfrentar situaciones que en la realidad no es fácil observar.

Dado que el sistema cerrado es, en esencia, un sistema físico, también posee las siguientes características atribuidas a este último:

* puede ubicarse en el espacio y el tiempo;

* posee un estado físico (cada situación o forma que puede distinguirse del sistema por medio del estudio de sus propiedades) cuya definición está ligada a una evolución en el tiempo;

Estructura Organizacional, Crecimiento y Adaptación

La estructura organizacional se refiere a la forma en que se dividen, agrupan y coordinan las actividades de la organización en cuanto a las relaciones entre los gerentes y los empleados, entre gerentes y gerentes y entre empleados y empleados. La organización puede ser de tres tipos: funcional, por productos o mercadotecnia y matricial.

Organización Funcional: fue creada por Frederick Taylor, consiste en dividir el trabajo y establecer la especialización de manera que cada hombre, desde el gerente hasta el obrero, ejecute el menor número posible de funciones.

Organización por productos: con frecuencia llamada organización por división, reúne en una unidad de trabajo a todos los que participan en la producción y comercialización de un producto o un grupo relacionado de productos a todos los que están en cierta zona geográfica o todos los que tratan con cierto tipo de cliente.

Organización matricial: también llamada matriz, combina los tipos de organización mencionados anteriormente, tomando los beneficios de ambos. Así, existe un gerente funcional a cargo de las labores inherentes al departamento, con una sobre posición de un gerente de proyecto que es el responsable de los resultados de los objetivos de dicho proyecto.  En general, es un sistema de mando múltiple o dos jefes.

La estructura organizacional suele representarse en forma de organigramas que son representaciones graficas  de la estructura formal de una organización, que muestran las interrelaciones, las funciones, los niveles jerárquicos, las obligaciones y la autoridad, existentes dentro de ella. Los organigramas pueden representarse de 4 formas diferentes:

Vertical. En la que los niveles jerárquicos quedan determinados de arriba abajo.

Horizontal. Los niveles jerárquicos se representan de izquierda a derecha.

Circular. Donde los niveles jerárquicos quedan determinados desde el centro hacia la periferia.

Mixto. Se utiliza por razones de espacio, tanto el horizontal como el vertical.

Las estructuras organizacionales para su crecimiento y adaptación se rigen por ciertos principios, tales como:

Ø       Objetivo. Todas y cada una las actividades establecidas en la organización deben relacionarse con los objetivos y propósitos de la empresa.

Ø       Especialización. Fue establecido por Adam Smith, afirma que el trabajo de una persona debe limitarse, hasta donde sea posible, a la ejecución de una sola actividad.

Ø       Jerarquía. Es necesario establecer centros de autoridad de los que emane la comunicación necesaria para lograr los planes, en los cuales la autoridad y la responsabilidad fluyan en una línea clara y continua.

Ø       Paridad de autoridad y responsabilidad. A cada grado de responsabilidad conferido, debe corresponder el grado de autoridad necesario para cumplir dicha responsabilidad.

Ø       Unidad de mando. Establece que al determinar un centro de autoridad y decisión para cada función, debe asignarse un solo jefe, y que los subordinados no deberán reportar a más de un superior, pues el hecho de que un empleado reciba ordenes de dos o más jefes solo ocasionará fugas de responsabilidad, confusión e ineficiencia.

Ø       Difusión. Para maximizar las ventajas de la organización, las obligaciones de cada puesto que cubren responsabilidad y autoridad, deben publicarse y ponerse, por escrito, a disposición de todos los miembros de la empresa que tengan relación con las mismas.

Ø       Amplitud o tramo de control. Hay un límite en cuanto al número de subordinados que deben reportar a un ejecutivo, esta no puede sobrepasar más de 6 empleados.

Ø       Coordinación. Las unidades de una organización siempre deberán mantenerse en equilibrio. El administrador debe buscar el equilibrio adecuado en todas las funciones de la empresa, ya que cualquier fuente de deficiencia puede ocasionar serios problemas para la empresa.

Ø       Continuidad. Una vez que se ha establecido, la estructura organizacional requiere mantenerse, mejorarse y ajustarse a las condiciones del medio.

Limitaciones Y Problemas del Sistema Cerrado:

La desconsideración del ambiente como fuente de inputs para el sistema.

La excesiva preocupación por los principios de funcionamiento interno.

De estas insuficiencias se derivan los planteamientos erróneos cuando se trata de explicar los sistemas vivos y sociales:

El sistema cerrado niega la posibilidad del principio de equifinalidad. En los sistemas cerrados sólo hay un modo de llegar a un resultado dado. Unas mismas condiciones iniciales deben llevar a un mismo resultado final, si no ha cambiado nada, nada cambiará. Hecho que puede ser cierto en condiciones totalmente conocidas y determinadas, pero que no se cumple en los sistemas vivos ni en los más complejos como puedan ser las organizaciones; el sistema cerrado trata los sucesos disruptivos del ambiente como error de varianza. Sin embargo, la teoría de sistemas abiertos mantiene que las influencias ambientales no son fuente de error sino que se integran en el funcionamiento del sistema y éste no puede ser adecuadamente comprendido sin un estudio constante de las fuerzas que lo afectan.

Los organismos humanos y las formaciones sociales que forman (grupos, organizaciones, instituciones, etc.) son sistemas abiertos y todos comporten características definitorias.

Organización de los Sistemas Complejos.

Organizaciones complejas

La complejidad en las organizaciones no sólo se determina por el tamaño de estas, más bien, como se ha mencionado, es el resultado del crecimiento en el número de variables, los elementos con los que cuenta (grupos, áreas, personal) y las relaciones que se dan entre estos. La cantidad y tamaño en las relaciones entre el sistema y su entorno nos darán un parámetro de que tan permeable o no es el sistema, es decir, que tan abierto es.

Para los sistemas complejos, lo más difícil de predecir es su comportamiento y evolución futura, ya que en muchos de los casos el comportamiento de los grupos de individuos son de naturaleza emergente. Existe una gran diversidad de sistemas complejos, entre los cuales podemos mencionar: los sistemas de cómputo, los físicos los biológicos, los sociales y los económicos. Por lo anterior, podemos mencionar que una de las características básicas que identifican a las organizaciones complejas, las cuales pueden ser vistas como sistemas complejos, son: el grupo numeroso de elementos que participan y sus relaciones internas y externas. En la figura podemos observar que conforme un sistema u organización estable, aumenta su complejidad, se tiene un sistema complejo, sin embargo, si se incrementa el grado de desorden en los sistemas estables, entonces estos tenderán a ser complejos y posteriormente caóticos.

Otros aspectos que se han considerado en el incremento de la complejidad de las organizaciones es la diversidad del medio, la diversidad de los productos y / o servicios que genera, y nuevamente las relaciones e interrelaciones entre ellos. Bajo la perspectiva anterior y de acuerdo al modelo que presenta Mary Jo Hatch ( 2012), con respecto a la incertidumbre, la complejidad y la velocidad de cambio del medio, se puede mencionar que: la incertidumbre es la respuesta a la velocidad de cambio del medio y a la complejidad.

Complejidad del sistema.

Podemos mencionar, de acuerdo a lo anterior, y citando a Llya Prigogine, que la evolución de los cambios de estado de los sistemas complejos, se produce obedeciendo a pequeños cambios en los elementos que construyen el sistema, y que se traducen en cambios de todo el sistema. Todo cambio que se genere en una organización o fuera de esta, genera una ruptura del orden preestablecido, sin embargo, se deberá, o generará nuevamente el equilibrio con el entorno.

La ley de la variedad requerida de Ashby, es uno de los intentos para explicar cómo las organizaciones responden a la incertidumbre del medio. La ley requerida de Ashby tiene como objetivo el planteamiento de que la variedad existente en el entorno sólo puede ser atenuada si la variedad del sistema es mayor o igual a esta. De lo anterior podemos decir que: la estructura de la organización tenderá a responder a la complejidad del medio, y adoptará condiciones similares a las del medio.

La estructura organizacional

De acuerdo a Strategor, “la estructura organizacional es el conjunto de las funciones y de las relaciones que determinan formalmente las funciones que cada unidad debe cumplir y el modo de comunicación entre cada unidad”. Con fórmese tiene un crecimiento en el número de funciones y de interrelaciones entre estas, la estructura va creciendo en complejidad. El grado de especialización de los trabajos, el incremento en el número de puestos y la comunicación entre estos, ha sido otro detonante que ha permitido el incremento de la complejidad en las organizaciones y en sus estructuras. Robbins, plantea la influencia del medio ambiente en la complejidad, establece una serie de variables que intervienen en la complejidad del medio ambiente. La tabla 1 muestra las variables de la incertidumbre del medio ambiente que Robbins considera.

Acerca del autor

Frank A. Peña Valdes

Frank A. Peña Valdes

Profesor adjunto Escuela de Psicología, Facultad de Humanidades y Escuela de Orientación Educativa, Facultad de Ciencias de la Educación Universidad Autónoma de Santo Domingo (UASD. Licenciatura en Psicología, Maestría en Metodología de la Investigación Científica. Especialidad en Psicología del Desarrollo, Maestría en Desarrollo Humano, Universidad Nacional Autónoma de México (UNAM), Postgrado en Educación Superior, Instituto Tecnológico de Santo Domingo (INTEC). Estudios Doctorales en Psicología Social, Universidad Central de Madrid (UCM).

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