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La organización y sistemas: un enfoque desde la psicología organizacional (1)

Frank A. Peña Valdes

Introducción

            En la actualidad, las innovaciones son parte del día a día. Por este hecho, todo tipo de organizaciones u empresas que deseen ser exitosas deben estar en un proceso constante de cambio, que involucra a toda su estructura. Estas deben buscar obtener el mejor rendimiento en todos sus aspectos, para poder subsistir con la competencia además  de la sociedad en la que se desarrolle.

            Desde que el hombre fue consiente de este hecho ha intentado crear directrices que le facilite todo el proceso de cambio, así se han creado teorías y modelos aplicables a la empresa en un momento dado que cumpla con sus expectativas y que sea adaptable a la misma. A continuación, detallaremos algunos de estos enfoques que permiten a la empresa evolucionar y sobrevivir a su entorno.

Enfoque sistemático de la organización         

Representa la tendencia actual de la administración. Sin dejar de un lado el principal objetivo de mejorar la eficiencia interna de la organización, enfocándose en dos aspectos, en primer lugar la concurrencia armónica de todos los componentes y elementos de la organización en función del logro de los objetivos, y en segundo lugar la búsqueda de un equilibrio dinámico de entre la organización y su medio externo. Partiendo de estos dos aspectos básicos, se considera a la organización como un sistema abierto, cambiante e influenciable por elementos del exterior.

Teoría General de los sistemas

La teoría general de los sistemas (TGS) fue propuesta por el alemán Ludwing von Bertalanffy quien publico sus trabajos entre los años 1950 y 1968. Con su propuesta se unifico la idea de los sistemas de un modo más sistemáticos y metodológico, produciendo teorías y formulaciones conceptuales que puedan crear condiciones de aplicación en la realidad empírica.

La TGS propone a la organización como un sistema en el que todas sus partes interactúan entre si con la finalidad de obtener mayores beneficios.

Análisis del Sistema

La empresa como un sistema abierto permite una retroalimentación con su entorno, el cual influye tanto a la estructura de la empresa como en sus objetivos. Modificándose paulatinamente para adaptarse al ambiente donde desarrolla sus funciones. El entorno puede ir variando en medida que las actividades de la empresa lo fuercen a cambiar.

La organización

Koontz & O’Donnell «Organizar es agrupar las actividades necesarias para alcanzar ciertos objetivos, asignar a cada grupo un administrador con autoridad necesaria para supervisarlo y coordinar tanto en sentido horizontal como vertical toda la estructura de la empresa»

 Agustín Reyes Ponce «Organización es la estructura de las relaciones que deben existir entre las funciones, niveles y actividades de los elementos materiales y humanos de un organismo social, con el fin de lograr su máxima eficiencia dentro de los planes y objetivos señalados»

Münch García “establecimiento de la estructura necesaria para la sistematización racional de los recursos, mediante la determinación de jerarquías, disposición, correlación y agrupación de actividades, con el fin de poder de realizar y simplificar las funciones del grupo social”

La organización es una estructura que relaciona personas que coordinan esfuerzos para manejar los recursos y cumplir metas y objetivos específicos.

Las organizaciones como Sistema Social  y Abierto

Organización, una ciencia universal que utilice los elementos organizacionales comunes que se encuentran en todos los sistemas como punto de partida. Aproximación que conceptualiza la organización como un sistema de variables y partes mutuamente interdependientes. El estudio de las partes estratégicas o centrales del sistema, la naturaleza de su mutua interdependencia, los principales procesos que las interrelacionan y permiten la adaptación de unas con otras, y los fines centrales de esos sistemas.

 Una organización es una estructura en la que sus componentes trabajan conjuntamente para conformar un sistema en el que mediante el grupo social se desarrollen de manera efectiva y coordinando, una ciencia universal que utilice los elementos organizacionales comunes que se encuentran en todos los sistemas como punto de partida. Aproximación que conceptualiza la organización como un sistema de variables y partes mutuamente interdependientes. El estudio de las partes estratégicas o centrales del sistema, la naturaleza de su mutua interdependencia, los principales procesos que las interrelacionan y permiten la adaptación de unas con otras, y los fines centrales de esos sistemas. Dan a los objetivos de la misma. Todos sus elementos están dirigidos a lograr el mismo objetivo, interactuando de forma tal que se logre una relación recíproca entre ellos.

Podemos percibir los sistemas de dos formas: cerrados y abiertos. Los sistemas cerrados son aquellos sistemas cuyo comportamiento es determinístico y programado, que opera con un muy pequeño intercambio de energía y materia con el ambiente. Los sistemas abiertos son aquellos  que presentan intercambio con el ambiente, a través de entradas y salidas. Intercambian energía y materia con el ambiente, adaptándose a este como medio para sobrevivir.

Las organizaciones vienen caracterizadas como sistemas abiertos de tipo social. Frente a los sistemas cerrados de las ciencias físicas, que permiten considerar las estructuras auto contenidas como si fueran independientes de las fuerzas externas, los sistemas abiertos, como los organismos vivientes biológicos y sociales, se mantienen gracias al flujo y reflujo de energía que atraviesa sus limitaciones permeables. Katz y Kahn (1977). Señalan que la diferencia esencial entre un sistema abierto y un sistema cerrado se puede establecer en términos del concepto de entropía y de la 2ª ley de la termodinámica. Un sistema se mueve hacia su equilibrio, la entropía se hace máxima y el sistema físico alcanza su equilibrio cuando consigue el estado de distribución más probable de sus elementos. En los sistemas sociales, la estructura tiende más a una mayor elaboración que a una menor diferenciación, lo cual es así porque la operación de la entropía es contrarrestada con la importación de energía, los sistemas vivientes se caracterizan por una entropía negativa más que positiva.

Una empresa es un sistema de creación humana, el cual mantiene una activa interacción con su ambiente sean clientes, proveedores, acreedores, competidores, entidades sindicales, o muchos otros agentes externos.

Además, es un sistema conformado por diversas partes (subsistemas) relacionado entre sí, que colaboran en armonía con el objetivo de alcanzar una serie de propósitos, tanto de la organización como de sus participantes.

Se debe analizar el comportamiento de tales subsistemas, en vez de estudiar simplemente los fenómenos organizacionales en función de los comportamientos individuales.

En el sistema abierto como organismo, interviene el medio ambiente y a la vez este interviene sobre él, alcanzando un equilibrio dinámico. Es propio del sistema abierto competir con otros sistemas, crecer, cambiar, adaptarse al ambiente y hasta reproducirse bajo ciertas condiciones ambientes.

Características de las Organizaciones como Sistemas Abiertos:

Comportamiento probabilístico y no-determinístico de las organizaciones: debido a la influencia del ambiente sobre esta y dicho ambiente, sin límites, cambia constantemente, de manera desconocida e incontrolada. Las consecuencias de los sistemas sociales son probabilísticas y no-determinísticas. También por el comportamiento humano que nunca es totalmente previsible. Por esto, la administración no puede esperar que consumidores, proveedores, agencias reguladoras y otros, tengan un comportamiento previsible.

Las organizaciones como partes de una sociedad mayor y constituida de partes menores: 

  Las organizaciones son vistas como sistemas dentro de sistemas. Dichos sistemas son complejos de elementos colocados en interacción, produciendo un todo que no puede ser comprendido tomando las partes independientemente.

Interdependencia de las partes: cualquier modificación en uno de los subsistemas afectara al sistema entero (globalismo). Las interacciones internas y externas del sistema reflejan diferentes escalones de control y de autonomía.

Homeostasis: esta es alcanzada cuando se presenta dos requisitos, la uni-direccionalidad y el progreso. La uni-direccionalidad significa que antes cambios sufridos en la empresa o por diferentes medios se alcanzarán los mismos resultados o condiciones establecidas. El progreso referido al fin deseado, es un grado de avance o mejora (progreso) tolerable dentro de los parámetros establecidos, alcanzando una  mayor precisión con  menor esfuerzo y bajo condiciones de gran variabilidad. La uni -direccionalidad y el progreso solo pueden ser alcanzados con liderazgo y compromiso.

Fronteras o límites: demarca lo que está dentro y fuera del sistema. Una frontera consiste en una línea (podría no ser física) cerrada alrededor de elementos seleccionados que tengan mayor rol e intercambio con el sistema. La permeabilidad de la frontera definirá el tránsito (de energía, información) entre sistema y ambiente.

Morfogénesis: el sistema organizacional, diferente de los otros sistemas mecánicos y aun de los sistemas biológicos, tiene la capacidad de modificar sus maneras estructurales básicas, es identificada por W. F. Buckley como su principal característica identificadora.

Acerca del autor

Frank A. Peña Valdes

Frank A. Peña Valdes

Profesor adjunto Escuela de Psicología, Facultad de Humanidades y Escuela de Orientación Educativa, Facultad de Ciencias de la Educación Universidad Autónoma de Santo Domingo (UASD. Licenciatura en Psicología, Maestría en Metodología de la Investigación Científica. Especialidad en Psicología del Desarrollo, Maestría en Desarrollo Humano, Universidad Nacional Autónoma de México (UNAM), Postgrado en Educación Superior, Instituto Tecnológico de Santo Domingo (INTEC). Estudios Doctorales en Psicología Social, Universidad Central de Madrid (UCM).

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