Definición de Diagnostico Organizacional
El diagnóstico organizacional es el proceso. Por el cual las organizaciones pueden tener un conocimiento más preciso y completo de sus capacidades y debilidades. El conocimiento que se origina de este proceso permite a los diferentes actores organizacionales, por una parte. Identificar cuáles son esas necesidades de cambio y, por otra, administrar el cambio en forma más eficiente. (Ranieri y Martínez del C, (1997).
Orígenes del Diagnostico
Debido a que dichas necesidades o factores que aquejan la situación actual de las empresas, surgen necesidades de llevar a cabo un diagnostico debido a:
• Proceso natural de crecimiento de la empresa y la necesidad de cambio a situaciones actuales.
• Cambios organizacionales del recurso humano y material.
• Problemas en calidad o productividad.
• Cambios relevantes en su estructura organizacional o de mercado.
• Complejidad del entorno social, económico, político, etc.
• Determinar por qué adaptar esquemas de calidad y productividad.
• Deseo de mejorar el cambio y las relaciones laborales.
• Fusiones o cambios de dueño originadas por la venta de la empresa.
Objetivo del Diagnostico
El objetivo del diagnóstico es identificar los problemas que enfrenta la organización. También determinar sus causas para que la gerencia pueda planificar soluciones.
Desde los inicios del desarrollo organizacional, el diagnóstico ha pasado de ser un enfoque puramente conductual a ser un diagnóstico empresarial estratégico e integral, y de considerar las intervenciones humanas de forma aislada a explorar las interacciones de las personas en el contexto en el que operan.
El diagnóstico efectivo de la cultura organizacional y las fortalezas y debilidades estructurales y operativas son fundamentales para cualquier intervención exitosa de desarrollo organizacional.
Realizar un diagnóstico en todas las áreas estratégicas de la organización a través del desarrollo de un proceso analítico, permite conocer su situación real, identificar de manera precisa y concisa las áreas potenciales de desarrollo en ella, y evidenciar tanto inconvenientes como oportunidades de mejora enfocadas a incrementar el nivel de eficiencia y optimizar el desempeño de los procesos. Otras ventajas de la realización de un diagnóstico organizacional son las siguientes:
Se lleva a cabo un análisis de la situación actual en cada uno de los procesos que conduce a un plan de acción concreto
Se Identifican las áreas potenciales de desarrollo organizacional
Se identificar aquellos procesos en los cuales se debe trabajar con urgencia y se requiere conseguir una mejora inmediata
Se crean elementos de análisis para el desarrollo de planes futuros
Se reducen los problemas potenciales y se maximiza la utilización adecuada de los recursos
Se construye una visión sistémica sobre la organización y su funcionamiento.
Una vez se tiene claridad con respecto a la utilidad de un diagnóstico organizacional cabría preguntarse cómo realizarlo, por lo que a continuación se mencionan algunas pautas que podrían ayudar a estructurar su desarrollo, llevando a cabo los ajustes necesarios de acuerdo a las necesidades particulares de cada compañía:
- Identificar la necesidad de hacer un diagnóstico, esta puede surgir por la presentación de inconvenientes de manera repetitiva, porque se prevé un problema potencial, porque se considera que la empresa no está desarrollando procesos de mejoramiento, por la necesidad de implementar nuevos sistemas o lanzar nuevos productos, porque las situaciones del mercado han cambiado, o la misma organización requiere un cambio para seguir siendo competitiva.
- Establecer el objetivo del diagnóstico, el cual se deriva dela necesidad identificada y debe responder a un interrogante planteado dada la información analizada. Tener claro el objetivo que se pretende alcanzar es fundamental en la etapa inicial, ya que de esto depende el éxito en la definición de un cronograma de trabajo adecuado a las necesidades particulares y en la obtención de los resultados esperados.
- Establecer las necesidades de información con base en el objetivo del diagnóstico. Es necesario definir las fuentes de información requeridas, las cuales pueden ser de origen interno o externo. Igualmente se deben identificar las barreras a información prioritaria y plantear acciones encaminadas a encontrar soluciones alternativas que permitan cumplir con el proceso de manera adecuada.
- Definir de las áreas y/o procesos a evaluar: dentro de la realización de un diagnóstico es posible validar una o más áreas, dependiendo del objetivo definido previamente. Estás áreas generalmente desarrollan elementos de carácter estratégico e influyen directamente sobre el funcionamiento del ciclo vital de la compañía. Dentro de las áreas a considerar se podrían tener en cuenta las involucradas con los siguientes procesos: estratégicos, comerciales y de fidelización, de compras, contables y financieros, de producción y/o prestación de servicio, de control y validación, de gestión humana, de apoyo, de comunicación, entre otros
- Diseñar el cronograma de trabajo con base en las necesidades de información detectadas, el objetivo de diagnóstico y las áreas a evaluar. Este cronograma debería hacer referencia a los procesos a evaluar, las personas a entrevistar y fuentes de información a revisar. El cronograma deberá contar con el visto bueno de la alta gerencia de tal forma que su realización se reconozca como una acción derivada de una política organizacional y se realice sin contratiempos. Posteriormente deberá ser comunicado a todos los involucrados de manera oportuna.
- De acuerdo al cronograma definido, proceder a realizar entrevistas con cada uno de los líderes de proceso y demás personal administrativo que pueda brindar información clave. Es importante manifestar a todo nivel que esta actividad no busca identificar culpables, estando orientada a encontrar soluciones.
- Revisar la documentación existente, tales como manuales defunciones, manuales de procedimientos, planeación estratégica, y demás fuentes de información que la organización considere clave para el desarrollo adecuado del diagnóstico.
- Revisar las herramientas de control y sistemas de medición en cuanto a funcionalidad y capacidad de generar información relevante.Igualmente, validar registros de información arrojados por estas herramientas de medición durante el periodo de tiempo considerado relevante.
- Proceder a analizar la información recolectada y estructurarlos resultados y planes de acción.
El resultado final debería contener entre otras cosas, el estado actual de los procesos, la descripción de las fortalezas evidentes en cada uno de ellos, la identificación tanto de inconvenientes como de oportunidades de mejora, y las acciones a tomar o recomendaciones enfocadas a hacer frente a problemas latentes o evitar inconvenientes potenciales en el futuro. También se debería especificar la forma de implementar las mejoras enfocadas a generar valores agregados, además de los procesos de seguimiento y monitoreo necesarios para lograr un efecto en el largo plazo.
Ahora, quien debería realizar el diagnóstico de la empresa? Lo más recomendable, es que sea una persona externa que cuente con una visión sistémica y la experticia suficiente para llevar acabo el proceso de manera exitosa. Igualmente puede ser personal interno,siendo necesario que sea preparado adecuadamente y valide áreas diferentes alas cuales pertenece.
En cuanto a la periodicidad de este ejercicio de validación, lo recomendables es llevarlo a cabo cada vez que se considere necesario. También puede definirse su realización de manera periódica,por ejemplo anualmente.
Buscando que el proceso inicial tenga un seguimiento y una continuidad que incremente la probabilidad de éxito y sus resultados sean sostenibles en el tiempo, es recomendable llevar a cabo una nueva evaluación de los resultados de implementación de acciones derivadas de la realización del diagnóstico, con el fin de evidenciar el avance obtenido a nivel organizacional,analizar la conveniencia de los procedimientos utilizados para el despliegue de dichas propuestas, e identificar nuevas oportunidades de mejora que contribuyan al logro de un mayor nivel de eficiencia y competitividad.
De esta forma se evidencia el diagnóstico organizacional como una herramienta útil dentro del conocimiento dela dinámica interna de las compañías, a partir del cual es posible construir una ventaja competitiva sostenible y desarrollar un proceso permanente de mejoramiento continuo.
Modelos de Diagnóstico Organizacional
Muchos profesionales usan modelos desarrollados por consultores experimentados e investigadores que lo han aplicado para guiar sus investigaciones.
Estos modelos especifican características organizacionales que han demostrado ser críticas en el pasado. Los modelos estandarizados también ayudan a los consultores a mantener coherencia en todos los proyectos.
Lamentablemente, al trabajar con los modelos disponibles se corre el riesgo de generar muchos datos que son difíciles de interpretar. Igualmente, de fallar al abordar retos y problemas críticos para la organización, y no reflejar características distintivas de la misma.
Para evitar estos inconvenientes, los consultores adecúan los modelos estandarizados para adaptarse a la organización y sus circunstancias.
Los modelos de diagnóstico organizacional pueden estar dentro de sistemas abiertos o sistemas cerrados.
Los modelos de sistemas abiertos sugieren que todos los componentes dentro de una organización se encuentran interrelacionados. Por tanto, al cambiar un componente se tendrá un efecto en los demás componentes.
