Educacion Nacionales

Un modelo de sistema de gestión de la calidad: para instituciones de educación universitaria (4)

Frank A. Peña Valdes

Requisitos básicos de los productos generados en cada proceso, como por ejemplo:

Requisitos establecidos en las normativas vigentes y el plan de reconocimiento y prosecución de estudios, para el otorgamiento de títulos de TSU y/o Ingenieros e Ingenieras.

Normativas vigentes para la presentación de proyectos de investigación y,

Demás leyes y normativas que regulen todos los procesos llevados a cabo en la Institución.

Requisitos expresados como requerimientos del cliente.

Requisitos adicionales identificados durante las fases de desarrollo de los procesos y que puede introducirse como una acción preventiva para evitar no conformidades, si el requisito modifica la propuesta inicial del cliente, se le debe informar para asegurar su satisfacción.

Revisión de los requisitos relacionados con el producto. La Institución debe realizar la verificación, con base en:

Los requisitos especificados por el cliente, incluyendo los requisitos para las actividades de entrega y las posteriores a la misma.

Los requisitos no establecidos por el cliente pero necesarios para el uso especificado o para el uso previsto, cuando sea conocido.

Los requisitos legales y reglamentarios relacionados con el producto.

Cualquier requisito adicional determinado por la organización.

 Comunicación con el cliente. La Institución debe considerar en su proceso de comunicación con el cliente:

Las actividades de orientación al estudiante y de promoción de servicios al sector productivo y a la sociedad. Se deberá brindar a estudiantes y partes interesadas una información completa del producto ofrecido por la organización educativa.

Un área de atención a estudiantes, así como a los sectores productivo y social para dar a conocer la oferta educativa y de servicios de la Institución, así como para la retroalimentación de dichos sectores.

Asegurarse que los requerimientos de los clientes queden claramente establecidos en los convenios o contratos que se suscriban. Así mismo, debería considerarse la forma en que se manejan los cambios que puedan surgir de dichos requisitos.

Con referencia a las quejas y reclamos, es aconsejable que la organización establezca un método para su recepción, análisis y cada reclamo o queja puede merecer la toma de una acción correctiva para evitar su repetición. (Véase 8.5.2)

Nota 2. Los convenios o contratos establecidos con el cliente deberán apegarse a la normatividad respectiva.

Diseño y desarrollo.

 Planificación del diseño y desarrollo. La alta dirección debería considerar el diseño y desarrollo de los productos generados en el proceso de docencia, investigación, extensión y demás procesos conexos para el beneficio de los educandos y de otras partes interesadas. Las actividades de control del diseño deberían ser apropiadas al propósito y duración de cada producto generado en la Institución. Puesto que la evaluación de necesidades incluye los logros del educando, satisfacción de otras partes interesadas y la eficacia de la organización, estas evaluaciones deberían incluir los requisitos de desempeño potenciales o reales para determinar:

Cómo puede ayudar la educación impartida en la Institución para que los educandos lleguen a ser competentes.

Medidas específicas para la eficacia educativa, investigativa y referida a actividades de extensión.

Estas evaluaciones deberían proporcionar información que pueda usarse en la revisión de cada producto obtenido de las funciones sustantivas y conexas.

  Elementos de entrada para el diseño y desarrollo. La IEU debería identificar la información de entrada del diseño de cada producto que se vaya a generar en cualquier proceso llevado a cabo en la Institución.

Resultados del diseño y desarrollo.  Los resultados del diseño y desarrollo deben:

  1. a) Cumplir los requisitos de los elementos de entrada para el diseño y desarrollo.
  2. b) Proporcionar información apropiada para la compra, producción y prestación del servicio.
  3. c) Contener o hacer referencia a los criterios de aceptación del producto generado en cualquier proceso llevado a cabo en la Institución.
  4. d) Especificar las características del producto que son esenciales para el uso seguro y correcto.

Revisión del diseño y desarrollo.  Dependiendo de su complejidad, la revisión del diseño y desarrollo debería realizarse en una o varias fases, o debería planificarse de acuerdo al punto 7.3.1 señalado anteriormente.

Los participantes en las actividades relevantes en cada fase, deberían revisar los resultados del diseño y desarrollo contra los requisitos correspondientes (es decir: los perfiles profesionales, certificación de la competencia).

La revisión debería realizarse por un equipo de personas que incluyen aquellas que son responsables del diseño, algunas partes interesadas, y otras que no sean responsables del diseño. Estas personas revisan los reportes del diseño y deberían ser responsables de juzgar la suficiencia del diseño para cumplir los requisitos.

El proceso de diseño debería ser evaluado y revisado en términos de los resultados deseados.

Estos procesos incluyen la secuencia de los pasos en el proceso de desarrollo, el personal involucrado, los procesos de revisión y los criterios asociados.

Un reporte del desarrollo o lista de verificación debería generarse para documentar los procedimientos usados y cómo aseguran que la enseñanza cumple las especificaciones del diseño.

Verificación del diseño y desarrollo en las organizaciones educativas. La verificación del diseño debería realizarse en una o varias etapas de acuerdo con el plan de diseño y desarrollo. Esta actividad podría realizarse ya sea internamente por cualquier especialista que no haya participado en el diseño y desarrollo verificado, o externamente. La etapa de resultados del diseño y desarrollo debería coincidir con las especificaciones de entrada del diseño y desarrollo.

Validación del diseño y desarrollo en las organizaciones educativas. Este proceso se lleva a cabo para asegurar que las características del producto planificado se cumplen por lo estipulado en la fase de diseño del mismo.

La validación debería efectuarse generalmente en las etapas finales del diseño. Entre otros, el piloteo, los estudios de confiabilidad y la acreditación son métodos de validación aceptados.

 Control de los cambios del diseño y desarrollo en las organizaciones educativas. Todos los cambios realizados a los productos generados en cualquier proceso sustantivo o conexo, deben ser identificados, documentados, autorizados y comunicados. La actualización de cualquier asunto debería incluir la evaluación de su efecto y los archivos deberían conservarse.

    Compras

Proceso de compras. En las IEU del Estado, los procesos de adquisición, se realizan con base en una planificación anual o plan de compras regido por un marco legal específico. De acuerdo con lo anterior, la Institución debe:

Tramitar sus procesos de adquisición de bienes y servicios apoyándose en el proceso de compras.

Establecer sus propias metodologías para los procesos de adquisición de bienes y servicios, cuando se halle aprobado por la máxima autoridad de la Institución.

De la misma forma la alta dirección debe:

Asegurarse de que los productos adquiridos cumplen con los requisitos de compra especificados en los planes de compras. Esta planificación de la compra incluye: material bibliográfico, papelería, equipos computacionales, equipos para laboratorios, impresoras, consumibles y materiales de computación, mobiliario y útiles de oficina, software, servicios de impresión y otros servicios de apoyo a la gestión institucional.

Registrar la verificación de los productos adquiridos por el plan de compras y comunicar a la unidad de compras las no conformidades con las especificaciones detectadas en los productos recibidos.

Coordinar con la unidad de compras, el control y seguimiento a los proveedores, en atención al impacto que esta etapa del proceso tiene en la conformidad de los productos finales.

Establecer los criterios que deben emplearse para la selección  técnica de los proveedores.

Establecer criterios para la evaluación de los proveedores y mantener los registros de los resultados de las evaluaciones y de cualquier acción necesaria que se derive de las mismas, para garantizar la eficacia del sistema.

Coordinar con la unidad de compras la selección de proveedores en función de las evaluaciones de sus capacidades para suministrar productos que cumplan con los requisitos especificados por la Institución en sus requisiciones de compras.

Entre otros criterios, pueden considerarse, además:

Experiencia previa con el proveedor en servicios similares.

Competencias del recurso humano.

Actualización tecnológica.

Referencias escritas por parte de otras instituciones de educación universitaria.

En el caso de proveedores nuevos, se pueden considerar a modo de prueba. Dependiendo de los resultados obtenidos, esto impone además el seguimiento durante el desarrollo del trabajo como por ejemplo, visitas técnicas a las instalaciones o entrevistas.

Información de las compras. La Institución debe:

Describir con claridad, cada uno de los materiales solicitados en el plan de compras, en cuanto a cantidades y especificaciones de conformidad.

Detallar en las solicitudes de los servicios de  contratación externa, todas las características inherentes al servicio solicitado que conlleven al cumplimiento de los requisitos entrada, a fin de garantizar la conformidad de los resultados. Estas características pueden contemplar: condiciones de entrega, tiempo de entrega, embalaje, especificaciones técnicas relacionadas, verificaciones a realizar para la aceptación del resultado, detalles de cualquier norma de calidad que deba emplearse, entre otras. Este grado de detalle permitirá a la unidad de compras emitir órdenes de servicio a los proveedores en consideración a lo demandado por la Institución.

Establecer un mecanismo de revisión para asegurarse que la orden de servicio  emitida por la unidad de compras de la Institución cumpla con lo estipulado en la requisición de compras emitida por la parte interesada.

Establecer un sistema de revisión de órdenes de compra antes de enviarlas o entregarlas al proveedor y dejar evidencia de la revisión.

Verificación de los productos comprados. La Institución debe:

Cotejar que la compra sea la que se solicitó mediante la requisición.

Revisar si el equipo está acompañado de instructivos, manuales para el desempaque, existencia de accesorios y aditamentos; instructivos de armado, instalación arranque, calibración, operación, mantenimiento correctivo y preventivo, planos, diagramas eléctricos y electrónicos junto con las formas de garantía.

Documentar e informar los resultados de la verificación a la unidad de compras cuando se determinen discrepancias con respecto a los requisitos originales.

 Producción y prestación del servicio.

Control de la producción y de la prestación del servicio. La Institución debería considerar los siguientes procesos como apropiados:

Selección y admisión de educandos.

El diseño de planes de estudios de unidades curriculares.

El diseño de orientaciones para el desarrollo de proyectos de investigación

Desarrollo de material didáctico.

Asignación de las cargas docentes.

Provisión de manuales de prácticas para laboratorios y talleres.

Asignación de los recursos necesarios para la realización efectiva de cualquier actividad vinculada a algún proceso medular o sustantivo fuera de la Institución.

Desarrollo de materiales para cursos.

Establecimiento de métodos para verificar el desempeño académico.

Asignación de espacios para aulas, laboratorios, talleres, bibliotecas y otros espacios similares.

Tutorías y consultorías sobre oportunidades vocacionales.

 Validación de los procesos de la producción y de la prestación del servicio. Esta cláusula debería aplicarse cuando se hace el seguimiento y medición de los servicios educativos que no pueden llevarse a cabo, La validación de los procesos de aprendizaje debería incluir, según sea necesario:

Los criterios definidos para la revisión y aprobación de los procesos.

La apropiación de los equipos y la calificación del personal.

El uso de métodos y procedimientos específicos.

Los requisitos de los registros

Identificación y trazabilidad. La identificación y trazabilidad de la información importante debería incluir, según sea necesario:

Los planes de estudios, cursos, códigos de las unidades curriculares.

Los registros de identificación del educando.

El horario de la clase.

Libros o notas de texto.

Los equipos de laboratorios y talleres.

Los contratos de investigación.

El estado del desempeño de los educandos/grupos.

Propiedad del cliente. En la Institución, las propiedades proporcionadas por los clientes/educandos son aquellas proporcionadas en el momento de la admisión para propósitos de inscripción o renovación de la inscripción y durante la provisión de servicio. Entre otros documentos, existen:

Documentos dados por los educandos, tales como: certificados, diplomas de reconocimiento, documentos de identificación personal (acta de nacimiento, identificaciones) y otros similares.

Los acuerdos de propiedad Intelectual.

Los exámenes médicos, estudios o certificados del educando.

Exámenes, pruebas o trabajos realizados por el educando.

Acerca del autor

Frank A. Peña Valdes

Frank A. Peña Valdes

Profesor adjunto Escuela de Psicología, Facultad de Humanidades y Escuela de Orientación Educativa, Facultad de Ciencias de la Educación Universidad Autónoma de Santo Domingo (UASD. Licenciatura en Psicología, Maestría en Metodología de la Investigación Científica. Especialidad en Psicología del Desarrollo, Maestría en Desarrollo Humano, Universidad Nacional Autónoma de México (UNAM), Postgrado en Educación Superior, Instituto Tecnológico de Santo Domingo (INTEC). Estudios Doctorales en Psicología Social, Universidad Central de Madrid (UCM).

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