Educacion Nacionales

Un modelo de sistema de gestión de la calidad: para instituciones de educación universitaria (3)

Frank A. Peña Valdes

Resultados de la revisión. Los resultados de la revisión por la dirección deben conducir a la mejora del desempeño del sistema de gestión,  enfatizar las mejoras de los productos educativos para cubrir las necesidades y expectativas de los clientes y, asegurar la disponibilidad en las necesidades de recursos, por lo cual debe incluir acciones enfocadas a:

  1. Adecuar el ambiente de trabajo y la infraestructura a los objetivos planificados y a los distintos procesos que se llevan a cabo en la Institución.
  2. Adicionar valor agregado al producto educativo y mejorar el funcionamiento del proceso.
  3. Planificar con visión de futuro, los recursos necesarios para el crecimiento de la Institución.

 NOTA 1:

Todas las conclusiones, recomendaciones y acciones preventivas o correctivas tomadas con base en la revisión deberían registrarse para facilitar el seguimiento del proceso, y ser usadas como entrada de las revisiones futuras.

   Gestión de los Recursos

   Provisión de recursos.

Para la mejora del desempeño de la Institución, la alta dirección en relación con sus recursos, debe garantizar:

  • Ampliación y mejora de las instalaciones de funcionamiento en base al crecimiento de la Institución: incremento de matrícula estudiantil, cuerpo profesoral, administrativo y obrero.
  • Aumento de las competencias del personal a través de la formación, educación y actualización del conocimiento del recurso humano de la Institución.
  • Recursos materiales, como: consumibles, productos de papelería, entre otros.
  • Dotación de equipamiento, materiales e instrumentos para el funcionamiento de los laboratorios y talleres requeridos para las prácticas de los diferentes programas impartidos.
  • Disponibilidad de material bibliográfico de consulta actualizado.
  • Recursos económicos para la contratación de servicio externos o para la ejecución de actividades vinculadas a docencia, investigación y extensión.

7- Medios de transporte en cantidad, calidad y oportunidad para el estudiantado y demás personal de la Institución.

   Recursos humanos

       Generalidades. El mejoramiento continuo de la gestión institucional, tiene relación directa con las  competencias del personal, lo cual añade importancia a la revisión previa del perfil del personal de la Institución con énfasis en el responsable del SGC. Dado lo anterior, la dirección debe:

  1. Planificar y adecuar la formación del personal con respecto a las funciones ejercidas, en aras de incrementar su aporte al mejoramiento continuo del proceso educativo.
  2. Considerar en la formación del responsable del SGC, un profesional técnico especializado, con profundo conocimiento de las actividades llevadas a cabo en la Institución, identificado con la idea de mejoramiento continuo, con capacidad de liderazgo, proactivo, con capacidad de síntesis y flexible para adaptarse a los cambios.
  3. Mantener un recurso humano capacitado, competente y motivado a satisfacer las expectativas del cliente y al cumplimiento de los objetivos de la Institución.

       Competencia, Toma de Conciencia y Formación. La Institución debe:

Asegurar la incorporación de personal que reúna las  competencias para el ejercicio de las funciones y responsabilidades que se le asignen. Para el cumplimiento de este requisito, la IEU debe apoyarse en la unidad de recursos humanos.

Determinar necesidades de formación de todo el personal de la Institución.

Informar a todo el personal sobre cómo sus competencias, toma de conciencia y formación, están al nivel de su responsabilidad y su autoridad en la Institución.

Establecer los objetivos en función de cada área de desempeño dentro de la Institución y evaluar estos objetivos en forma particular, para generar reconocimiento y recompensas motivacionales para el personal.

Revisar continuamente las necesidades en materia tecnológica, de ambiente laboral, de ergonomía en el puesto de trabajo, entre otras, expresadas por el  personal para hallar soluciones.

Promover el trabajo en equipo para alcanzar los resultados.

Usar mediciones de satisfacción del personal y evaluarlas.

Mantener actualizados los registros sobre la formación recibida por el personal de la Institución.

Infraestructura.

El proceso educativo requiere de instalaciones bien dotadas para poder desarrollar cada una de sus actividades hacia resultados eficaces, mediante la satisfacción de los clientes o partes interesadas. De acuerdo a lo anterior, la dirección debe garantizar que la  Institución cuente con:

Instalaciones en condiciones adecuadas (confortables, higiénicas y seguras, con disponibilidad de servicios: electricidad, comunicaciones, ventilación, servicios de limpieza y mantenimiento, y acceso a recursos como: implementos de trabajo, recursos informativos necesarios para el proceso. Las instalaciones deben facilitar el crecimiento de la Institución o los ajustes que se consideren necesarios.

Sistemas de seguridad y prevención (alarmas, salidas de emergencia, alternativas energéticas) apropiado que respondan ante eventualidades o contingencias como: robos, incendios, sismos, manifestaciones estudiantiles y deficiencias de electricidad y agua, que podrían impedir en un momento dado el desempeño del sistema.

Estaciones de trabajo donde se consideren aspectos ergonómicos y de iluminación que preserven la salud del personal en materia de enfermedades ocupacionales.

Materiales y equipos  con las características y especificaciones que garanticen la calidad del resultado.

Software y otros recursos didácticos de computación actualizados.

Un sistema periódico de revisión de la infraestructura que asegure el mantenimiento permanente de las instalaciones a fin de evitar interrupciones del proceso por  acciones correctivas.

Mecanismos para la identificación de factores físicos y ambientales que puedan afectar el normal desarrollo de las actividades en la Institución y establecer formas que mantengan estos actores bajo control en los casos que lo considere necesario.

    Ambiente de trabajo.

 La dirección debe asegurarse de que el ambiente de trabajo influya positivamente en la motivación, y satisfacción del personal, con el fin de mejorar el desempeño de la organización. La creación de un ambiente de trabajo adecuado, como combinación de factores humanos y físicos, debe tomar en consideración lo siguiente:

Metodologías de trabajo creativas y oportunidades de aumentar la participación activa para que se ponga de manifiesto el potencial del personal.

Reglas y orientaciones de seguridad, incluyendo el uso de equipos de protección personal.

Ergonomía.

La ubicación del lugar de trabajo.

Interacción social.

Instalaciones para el personal en la organización.

Calor, humedad, luz y flujo de aire.

Higiene, limpieza, ruido, vibraciones y contaminación.

Información.

La dirección debe tratar los datos como un recurso fundamental para su conversión en información y para el desarrollo continuo del conocimiento de la organización, el cual es esencial para la toma de decisiones basada en hechos y además puede estimular la innovación. Con el fin de gestionar la información, la organización debería:

Identificar sus necesidades de información.

Identificar y acceder a las fuentes internas y externas de información.

Convertir la información en conocimiento de utilidad para la organización. Usar los datos, la información y el conocimiento para establecer y cumplir sus estrategias y objetivos.

Asegurarse de la protección y confidencialidad apropiadas.

Evaluar los beneficios derivados del uso de la información con el fin de mejorar la gestión de la información y el conocimiento.

Proveedores y alianzas.

La dirección debería establecer las relaciones con los proveedores y los aliados de negocios para promover y facilitar la comunicación con el objetivo de mejorar mutuamente la eficacia y eficiencia de los procesos que crean valor. Existen varias oportunidades para que las organizaciones incrementen el valor a través del trabajo con sus proveedores y aliados de negocios tales como:

Optimizando el número de proveedores y de aliados de negocios.

Estableciendo comunicación en ambos sentidos en los niveles apropiados en ambas organizaciones para facilitar la solución rápida de problemas y evitar retrasos y disputas costosos.

Cooperando con proveedores en la validación de la capacidad de sus procesos.

Dando seguimiento a la habilidad de los proveedores para entregar productos conformes con el objetivo de eliminar verificaciones redundantes.

Alentando a los proveedores a implementar programas de mejora continua del desempeño y a participar en otras iniciativas conjuntas de mejora.

Involucrando a los proveedores en las actividades de diseño y desarrollo de la organización para compartir el conocimiento y mejorar eficaz y eficientemente los procesos de realización y entrega de productos conformes.

Involucrando a los aliados de negocios en la identificación de necesidades de compra y en el desarrollo de estrategias conjuntas.

Evaluando, reconociendo y recompensando los esfuerzos y los logros de los proveedores y de los aliados de negocios.

Recursos naturales.

Debería considerarse la disponibilidad de recursos naturales que puedan influir en el desempeño de la Institución. Aunque tales recursos están frecuentemente fuera del control directo de la organización, pueden tener efectos positivos o negativos significativos en sus resultados. La organización debería tener planes, o planes de contingencia para asegurarse de la disponibilidad o sustitución de esos recursos para prevenir o minimizar efectos negativos en el desempeño de la organización.

 Recursos financieros. La gestión de los recursos debería incluir actividades para determinar las necesidades de recursos financieros y las fuentes de los mismos. El control de los recursos financieros debería incluir actividades para comparar el uso real frente al planificado y tomar las acciones necesarias.

La dirección debería planificar, tener disponibles y controlar los recursos financieros necesarios para implementar y mantener un SGC eficaz y eficiente y para lograr los objetivos de la Institución.

La dirección debería considerar también el desarrollo de métodos financieros innovadores para apoyar y alentar la mejora del desempeño de la organización.

Realización del Producto. 

Planificación de la realización del producto.

Para planificar la calidad  en la Institución, la alta dirección debe:

Determinar y planificar  los procesos de diseño y producción necesarios para alcanzar los objetivos de la calidad.

Documentar los resultados de la planificación de los procesos de realización del producto. La documentación comprende:

Definición de los objetivos de la calidad.

Caracterización de los procesos sustantivos medulares llevados a cabo en la Institución: docencia, investigación y extensión y, sus interacciones, determinación de requisitos de las entradas y salidas de cada fase o subproceso y conocimiento del origen de las entradas y el destino del producto (proveedores y clientes).

Descripción de las actividades correspondientes a cada fase o etapa del proceso.

Descripción de los mecanismos de control y seguimiento en cada fase del proceso.

Mediciones y análisis de los resultados para implementar mejoras.

Información sobre las características del  proceso.

Considerar en la planificación aquellos procesos y subprocesos que no agregan directamente valor, pero resultan necesarios para garantizar la eficacia de la gestión. Corresponden a aquellos identificados como procesos de apoyo en el Mapa de Procesos de la Institución.

Contemplar los requisitos de aceptación de los productos generados en la Institución para cada fase del proceso. Estos requisitos deben estar alineados con lo solicitado por el cliente o las partes interesadas

Registrar los resultados y las no conformidades detectadas para lograr la mejora continua a través del análisis de datos.

Procesos Relacionados con el Cliente.

Determinación de los requisitos relacionados con el producto. En la determinación de los requisitos de productos, la Institución,  debe considerar:

Acerca del autor

Frank A. Peña Valdes

Frank A. Peña Valdes

Profesor adjunto Escuela de Psicología, Facultad de Humanidades y Escuela de Orientación Educativa, Facultad de Ciencias de la Educación Universidad Autónoma de Santo Domingo (UASD. Licenciatura en Psicología, Maestría en Metodología de la Investigación Científica. Especialidad en Psicología del Desarrollo, Maestría en Desarrollo Humano, Universidad Nacional Autónoma de México (UNAM), Postgrado en Educación Superior, Instituto Tecnológico de Santo Domingo (INTEC). Estudios Doctorales en Psicología Social, Universidad Central de Madrid (UCM).

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