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“Está prohibido destruir documentos del Estado sin permiso del AGN”

Roberto Cassa
Escrito por Debate Plural

Lisania Batista (D. Libre, 6-3-17)

 

Ningún ministerio o institución del Estado puede eliminar documentos oficiales sin la autorización de las autoridades del Archivo General de la Nación (AGN).

Así lo dispone la Ley General de Archivos de la República Dominicana (481-08 ) y lo recuerda el director de la entidad documental, Roberto Cassá, quien dijo que trabajan para que las instancias del Estado sepan que está prohibido destruir cualquier documento sin el permiso correspondiente.

Esa práctica es un problema que tiene el AGN, subraya Ángel Hernández, director del Sistema Nacional de Archivos, y dice que la Ley establece los mecanismos de como las instituciones pueden eliminar los documentos, cumpliendo el proceso legal.

Explicó que hay una comisión nacional de evaluación y acceso de informes documentales que la encabeza esa dependencia e integran distintos órganos estatales y que deben autorizar las propuestas que hacen las instituciones públicas de eliminar documentos que consideran no tienen valor permanente.

Existe una política de transferencia que dispone que los documentos oficiales, después de 10 años deben ser enviados al AGN, como archivo histórico nacional, al menos, que la institución tenga su propio centro de documentación histórica.

Después de la promulgación de la Ley 481-08, las autoridades del archivo observan un mejor avance de las entidades con relación a la conservación documental y transferencia.

Maribel Mesa León, directora de Planificación de la institución, dijo que hace 15 días hubo una reunión de la comisión y se confirmó que son varias las instituciones que están presentando propuestas de documentos a eliminar.

Esa prohibición incluye a los hospitales, asegura Hernández, que están en la obligación de preservar los expedientes clínicos de sus pacientes.

Hace alrededor de tres años, cuando se iba a demoler el hospital Luis Eduardo Aybar, los archivos de las historias clínicas fueron tirados a la basura, en una franca violación a la ley.

“Ese fue un hecho inaceptable y fue imposible recuperarlos (los documentos). Se le hizo en ese momento los señalamientos de lugar a la persona que había que hacérselo”, argumentó Hernández.

Previamente, parte del personal del AGN visitó el establecimiento de salud para asesorarlos sobre el procedimiento a seguir y espera que eso no vuelva a ocurrir.

Archivos amontonados

Desorden es lo que ven los empleados del Archivo General de la Nación en sus visitas a las instituciones públicas que en vez de archivos tienen montones de documentos tirados y amontonados en cajas.

“Tenemos un cúmulo de 40 años de atraso en término de tratamiento archivístico correcto y lo que hemos hecho es caminar hacia atrás para resarcir esa realidad”, dijo Hernández.

Una manera de compensar el daño es enseñar a los empleados a archivar, por lo que el AGN ha impartido 27 diplomados y cientos de cursos básicos en archivística. Incluye también a empleados privados que lo han solicitado.

En el desarrollo de rescate de los documentos históricos del país, la entidad mantiene un vínculo con el Ministerio de Defensa, y han orientado a su personal sobre la organización de la documentación que poseen y algunas transferencia de las informaciones más antiguas.

Con la Policía Nacional se han reunido, porque tiene un patrimonio documental de suma importancia. Ellos poseen un archivo central que dispone de miles de documentos de sus diferentes áreas y en la actualidad están en el proceso de preparar la transferencia al AGN, de acuerdo con Hernández.

Harán campaña para rescate patrimonio

Las autoridades del Archivo General de la Nación (AGN) trabajan para que el público conozca todas las facilidades y actividades que dispone la entidad para facilitar la investigación.

En ese orden, están creando las estrategias para que ese público, que consideran ávido de información, pueda acceder lo más rápido posible a la información que requiere.

Así lo informa Maribel Mesa León, directora de Planificación del AGN, que ve en los usuarios la clave de su sistema de información, pero que no lo utilizan a menudo.

No obstante, el pasado año, más de 20 millones de investigadores consultaron las documentaciones históricas que guarda el AGN en su página web, mientras que 6 mil visitaron la sede de la institución con iguales fines.

Pensando en la necesidad de aumentar las investigaciones en el país, el AGN hará una campaña para dar a conocer las fuentes documentales, aumentar la visita de usuarios, y sensibilizar a las personas en lo que tiene que ver con el manejo de documentos, la posibilidad de donarlos o contribuir a su conservación.

Sobre el particular, el director del Archivo, Roberto Cassá, dijo que han establecido un patronato, que tiene como función colaborar con la entidad en diversos ámbitos.

Generalmente, son personas que han hecho donaciones importantes al archivo.

Es parte de su tarea ir a la sociedad y nutrirse de ella, así como contribuir al desarrollo cultural del país.

Las autoridades del archivo poseen una lista de cientos de personas, familias e instituciones que han donado sus acervos documentales, lo que constituye una vía de ingreso de documentos y que puede aumentar, a través de la campaña que harán dentro del proyecto de rescate del patrimonio cultural.

Visitas

El grueso de las visitas virtuales al AGN son de estudiantes dominicanos que residen en los Estados Unidos, quienes se interesan en hacer estudios sobre temas dominicanos.

La alternativa virtual favorece la agilidad de la información y preserva el documento físico.

Recientemente las autoridades concluyeron el proyecto de la descarga de documentos clasificados de la Agencia Central de Inteligencia (CIA) que tiene que ver sobre el país.

Lo que investigan los extranjeros

Al AGN lo visitan investigadores de distintas partes del mundo, la mayoría de los Estados Unidos, de origen dominicano, para documentar tesis de maestrías y doctorales. Los temas más recurrentes son los que tratan sobre nacionalismo, pensamiento social y feminismo y lo han trabajado mexicanas y venezolanas. Pero la época de la dictadura de Trujillo sigue siendo el tema más demandado por los investigadores extranjeros. Muchos investigan a través del repositorio de la página web del AGN.

“La digitalización es la gran obra del Archivo General de la Nación”

La digitalización es la “gran obra” del Archivo General de la Nación (AGN), expresó el director general de la entidad, historiador Roberto Cassá.

“La puesta al día en materia tecnológica para fines de difusión del patrimonio con un valor histórico indiscutible y en riesgo de perderse, implicó una agenda de trabajo ardua que se completó al cabo de varios años”, afirmó.

Durante su participación en el Diálogo Libre, espacio de entrevistas de este diario, el catedrático manifestó que el proceso de digitalización se desarrolla a un mejor ritmo, porque la institución ya maneja las herramientas tecnológicas.

“Se ha hecho una labor de rescate, de control, de una vasta documentación de alrededor de veinte millones de imágenes”, puntualizó.

Rescate de materiales

Cassá, quien estuvo acompañado de Marisol Mesa, directora de Planificación del AGN, y del director del Sistema Nacional de Archivos, Ángel Hernández, informó que en los últimos años la institución está inmersa en un proceso de rescate de materiales en el territorio nacional.

En ese sentido, dijo que hay un equipo de trabajo que recupera todo aquello con valor histórico y cultural disperso en instituciones.

“Tenemos líneas de rescate de archivos parroquiales, municipales, protocolos notariales, clubes y asociaciones y oficinas estatales. Se está haciendo una labor de transferencia sistemática de todas las oficinas (estatales). La idea no es solamente transferencia, nosotros apoyamos las instituciones que quieran conservar sus fondos, pero sugerimos que se reglamenten de acuerdo con la normativa existente”, detalló.

La directora de Planificación del AGN aseguró que la entidad brinda fuentes documentales que permiten recrear la historia y contribuir a la transparencia administrativa.

Colección digital

Aunque el director del AGN reconoció que es “difícil y costoso” contar con una colección bibliográfica dominicana completa, precisó que se trabaja en la iniciativa digital.

“Hay libros que cuestan mucho dinero, pero a través de donativos y compras se ha ido incrementando la biblioteca, que hoy día debe de andar sobre los 50,000 volúmenes. Todavía dista de ser una colección completa, pero estamos en eso”, indicó.

Roberto Cassá explicó, además, que hay un problema de derecho de autor que dificulta el proceso, ya que -recordó- la legislación establece que tienen que pasar 70 años después de la muerte del autor para que se tenga libre acceso a su obra.

“Entonces, eso plantea dificultades, a menudo es difícil encontrar a los descendientes para que cedan el derecho de propiedad en la página digital del archivo”, agregó.

Descripción de la prensa

El historiador precisó que la entidad también lleva a cabo la descripción de la prensa, tarea en la que, luego de la digitalización, se realiza un resumen de noticias con los aspectos más variados de la vida dominicana.

Cassá destacó que, entre los años 1961-1965, se trabajó con los periódicos El Caribe y Listín Diario, y con las publicaciones de El Nacional y Listín Diario de 1967.

“Dependiendo de los momentos, se van incorporando nuevos periódicos (al menos dos por año) y otros quedan fuera porque desaparecen o pierden importancia”, reveló.

Asimismo, comentó que el AGN trabaja actualmente las noticias del año 1968.

Desde el año 2005 a la fecha,
el AGN ha publicado unos 300 títulos

Roberto Cassá refirió que el proyecto “Historia Oral” consiste en recoger testimonios a nivel nacional sobre acontecimientos que no están registrados en libros ni en la prensa. “En el caso de la Revolución de Abril, hay cerca de 500 entrevistas”, argumentó. En tanto, el director del Sistema Nacional de Archivos, Ángel Hernández, sostuvo que del año 2005 a la fecha se han publicado unos 300 títulos. La directora de Planificación argumentó que la producción editorial anual del AGN sobrepasa los 30 títulos al año. “En este año tenemos proyectado 48 títulos”, añadió.

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